Tipps rund ums Home-Office

Nachdem ich in meinem letzten Artikel zum Thema Home-Office alle Vor- und Nachteile beleuchtet habe, kommen hier nun die Tipps rund ums Home-Office., Es geht vor allem darum, wie ihr als Mitarbeitnde eure/n Chef*in vom Home-Office überzeugt, wie ihr als Arbeitgeber*in damit umgeht und wie ihr das zusammen umsetzt.

Dieser Artikel ist eine Ergänzung zu meinem Artikel „Von Sinn bis Unsinn: Home-Office„. Er sollte ursprünglich sogar noch vor den sinnvollen Maßnahmen, um die Verbreitung von Corona auf ein Minimum zu reduzieren, veröffentlicht werden, doch hat dies leider nicht geklappt.

Natürlich ist mir als Autorin und uns als sozial-pr klar, dass das Thema Home-Office jetzt für viele Unternehmen und Mitarbeitende ein Sprung ins kalte Wasser war. Es gab einfach keine Zeit, das richtige Vorgehen im Home-Office wirklich vorzubereiten.

Da er aber nun schon geschrieben war und eine wunderbare Ergänzung meines vorherigen Artikels bildet, möchte ich ihn euch in keinem Fall vorenthalten. Vielleicht finden Arbeitgeber*innen und Mitarbeitende hier noch eine Inspiration, das Thema Home-Office aus einer andere Perspektive zu betrachten.

Inhaltsverzeichnis

Home-Office: Erste Entscheidung

Es kann viele Gründe geben, wieso sich Mitarbeiter einen oder mehrere Tage im Home-Office wünschen.

Darunter können fallen:

Work-Life Balance der Familie
Versorgung eines kranken Familienmitglieds
Zeitersparnis die durch An- und Abreise entsteht
Ruhe vor dem (vielleicht) bestehenden Chaos im Büro

Die Liste kann nach Belieben erweitert werden. Sie gibt jedoch einen Eindruck davon, mit welchen Gründen Arbeitnehmende auf ihre Arbeitgeber*innen zugehen.

Doch wie genau stellt man das nun an? Die Frage ist berechtigt und bei meinen Recherchen habe ich einige wirklich gute Tipps gefunden.

Doch wie bei allem muss man sich erst einmal darauf vorbereiten. Macht zu Beginn eine Bestandsaufnahme, wie es in eurem Unternehmen bezüglich Home-Office aussieht.

Dabei kann man sich eine Reihe von Fragen stellen:

Gibt es bereits Home-Office Regelungen?
Wenn ja, wie viele Tage stellt das Unternehmen zur Verfügung?
Wenn nein, warum sollte das Unternehmen Home-Office „erlauben“?
Wie steht der eigene Arbeitgeber zum Thema Home-Office?
Was genau verstehe ich selbst unter Home-Office?
Was sind meine eigenen Beweggründe bzw. Wünsche warum ich Home-Office möchte?

Du solltest diese, aber vor allem die letzten beiden Fragen, vor einem Gespräch mit der/m Chef*in sehr genau für dich festhalten. Denn hieraus strickt sich auch die Argumentation für einen Weg ins Home-Office. Abseits dessen: Sucht euch passende Argumente für eure/n Chef*in, gerade wenn ihr Chef*innen habt, die sich vielleicht noch nicht mit dem Thema Home-Office beschäftigt haben oder durch für euch nicht bekannte Gründe Home-Office negativ betrachten. Das muss längst nicht bei jeder/m Arbeitgeber*in vorkommen, es gibt genug Unternehmen, die Home-Office gegenüber aufgeschlossen sind.

Macht euch am besten selbst einmal schlau, sucht euch Studien oder Artikel raus, wie diesen über Vor- und Nachteile, Umsetzung und Bedeutung von Home-Office, bringt aber auch eure eigenen Stärken ins Gespräch mit ein. Je mehr gute Argumente ihr eurer/m Arbeitgeber*in gebt, umso deutlicher zeigt ihr ihm oder ihr, wie wichtig euch das Thema ist.

Wenn euch Home-Office nicht allzu stark am Herzen liegt oder ihr darin keine Mehrarbeit investieren wollt, dann solltet ihr von dem Thema ablassen, egal aus welchen Gründen ihr es für ein gute Idee haltet. Mit solch einer Einstellung verbaut ihr vielleicht den Weg künftiger Mitarbeiter, die sich diese Gedanken ebenfalls machen. Seht aber auch, dass ihr mit Glück das Thema Home-Office nicht nur als Einziger bekommt, sondern auch euren Kollegen schon einen Weg dahin ebnen könnt.

Let it go – sprich deine/n Chef*in auf Home-Office an

Der erste Schritt ist definitiv, sich auch wirklich zu trauen, den/die Chef*in danach zu fragen. Das kann mitunter, je nach Chef*in, schwierig sein. Jede/r Chef*in tickt anders, aber macht euch das Wissen über eure/n Chef*in zu nutze. Ihr wisst er oder sie ist eher ein kritischer Mensch?

Dann bereitet euer Gespräch besonders gut vor und versucht auf jede eventuelle Frage eine Antwort zu haben, so könnt ihr vermeiden, dass das Gespräch vielleicht nach hinten los geht. Ihr habt den lockeren Typ Chef*in, der für neues offen ist? Dann dürfte das Gespräch bei weitem einfacher ausfallen.

Manchmal kommt es schlicht auch auf das aktuelle Gemüt des/der Chef*in an. Hat er/sie einen schlechten Tag, dann ist das so. Dann hat man selbst bei/m (der) besten Arbeitgeber*in der Welt eventuell direkt verloren und sollte das Gespräch lieber auf einen Tag verschieben, wo der/die Chef*in den Kopf frei hat. Auch euer/e Chef*in ist nur ein Mensch.

Es gibt einen Haufen Tipps, was man seinem/r Chef*in alles sagen kann oder sollte, um ihn/sie von Home-Office zu überzeugen. Daher habe ich mir einmal für mich aus den ganzen Artikeln, die ich durchforstet habe, die wichtigsten rausgefischt:

Ein Konzept kann euch helfen, eure Argumente eurem Arbeitgeber näher zu bringen. Wichtig dabei ist, dass es aus Anfang, Mitte und einem Ende besteht, um so eine lückenlose Argumentation zu haben (macht es dabei nicht zu eng, sondern lasst eurem Chef/in noch Luft, um Zwischenfragen zu stellen).
Auch Geduld kann je nach Chef*in ein enorm wichtiger Punkt sein. Je nachdem wie gut euer/e Chef*in in dem Thema bewandert ist muss unter Umständen sogar sehr viel Geduld mitgebracht werden. (Geduld kann ein schwieriges Thema sein, dem bin ich mir bewusst, besonders, wenn eine Zwischenfrage mehr als einmal gestellt wird, aber Geduld kann unter Umständen ans Ziel führen)
Ihr könnt mittels Studien darauf aufmerksam machen, welchen Mehrwert euer Chef/in davon hat euch Home-Office zu geben
Hilfereich ist es auch von selbst eine Testphase vorzuschlagen, denn am Ende ist sie nicht nur für eure*n Chef/in gut, sondern auch für euch selbst
Schlagt sinnvolle, zum Unternehmen passende Rahmenbedingungen vor (von wann bis wann erreichbar, wie schnell die Antwort auf E-Mails etc.)
Ein ebenso wichtiger Punkt, vielleicht sogar der wichtigste: Arbeitet gemeinsam an einer passenden Lösung. (Damit ist euer/e Chef definitiv darin involviert und hat Entscheidungsfreiheit.)
Warum wollt ihr Home-Office haben?

Der letzte Punkt ist zwar einer der wichtigsten Punkte, ich habe ihn dennoch ans Ende gepackt. Je nach Gesprächsverlauf kann es sinnvoll sein, erst Studien und Testphasen etc. vorzuschlagen. Bevor ihr eure eigenen persönlichen Gründe nennt. Schlussendlich kann diese Frage auch einfach im gesamten Gespräch immer mal wieder Thema sein. Ebenso kann es euch passieren, dass euer/e Chef*in euch das auch gleich direkt als erstes fragt. Daher gibt es keine richtige oder falsche Platzierung der Frage.

Die Testphase dient zum Lernen für beide Parteien. Was setzt euch im Home-Office unter Druck?

Gibt es Situationen, die euch vielleicht nicht genug Druck machen? Hier ist es wichtig, eine gute Balance zu haben. Druck kann hilfreich sein, damit man seinen inneren Schweinehund besiegt, aber er sollte nicht in Stress ausarten, so dass es ungesund wird.

Auch sollten die Fragen geklärt werden, was wirklich gut lief, auf der anderen Seite dafür aber schlechter als in der Büroarbeit.

Idealerweise findet man Rahmenbedingungen, die für beide Parteien realistisch sind. Gerüchteweise gibt es Arbeitgeber, die von ihren Mitarbeitenden erwarten, dass sie eine E–Mail sofort beantworten. Das ist tatsächlich unrealistisch.

Es gibt viel Möglichkeiten, hier eine Lösung zu finden. Vielleicht kann es so gehandhabt werden wie im Büro oder aber ihr vereinbart, dass man innerhalb einer Stunde antwortet. Hier ist der Kreativität für Reglungen kaum Grenzen gesetzt, wichtig ist nur, dass am Ende beide Parteien glücklich sind.

Ein weiterer Tipp ist Transparenz dem/r eigenen Chef*in gegenüber, vor allem in der Testphase eures Home-Office. Je transparenter und argumentativ gut aufgestellt ihr bei Für und Wider seid, umso höher ist die Chance, dass euer/eure Chef*in sich Gedanken darüber macht, Home-Office als Option für mehr Mitarbeiter im Unternehmen zu betrachten.

Genauso sieht es mit der Zusammenarbeit aus. Eure Ideen sollten keinevollendeten Tatsachen sein, die der/die Chef*in falsch auffassen könnte, sondern eine Anregung. Vergesst dabei nicht, dass ihr mit eure/m Chef*in sprecht, es sollte nicht so wirken als ob ihr das Gespräch leitet.

Gebt eure/m Chef*in daher genug Freiraum um nicht nur eigene Ideen einfließen zu lassen, sondern auch Chef*in zu sein. Vielleicht hat er/sie noch eigene Aspekte, die er/sie selbst mit einbringen möchte.

Wie werde ich den Job los – in unter 10 Tagen?

Kommen wir zu einigen Ideen, die ihr besser niemals umsetzen solltet, um den/die Chef*in vom Home-Office zu überzeugen. Ausnahme: Wenn ihr euren Job los werden wollt, dann macht das bitte unbedingt. Wenn nicht, nehmt Abstand von dem was ich euch gleich schreibe.

Erzählt eurer/eurem Chef*in bitte niemals eine Lüge oder geht auf Risiko, denn das kann schnell dazu führen, dass ihr schlussendlich keinen Job mehr habt.

Wieso das als Idee vorgeschlagen wird? Ich habe absolut keine Ahnung. Aber weder ist es schlau zu behaupten:

Ich habe ein neues Jobangebot und die bieten mir Home-Office (ich behaupte jetzt einfach mal, dass euer Chef*in nicht sagt, „na wenn es nur vom Home-Office abhinge, das er bleibt“. Ich gehe eher davon aus, dass es genau andersrum sein wird, denn absolut jeder Mitarbeitende ist in einem Unternehmen entbehrlich und ersetzbar)
Meine Freundin/ Frau hat ein Jobangebot, aber ich möchte so gerne hier bleiben. (Euer Privatleben interessiert den Chef*in maximal dann, wenn es ein kleines Team ist und gerade dann ist es eine dumme Idee. Denn wie erklärt ihr, dass ihr doch nicht umgezogen seid?)
Ich brauche Home-Office, weil einer aus meiner Familie erkrankt ist (moralisch absolut daneben, wenn es nicht stimmt).

Zugegeben, der ein oder andere Artikel sieht den letzten Punkt ebenfalls als moralisch bedenklich an. Ich sehe alle drei Punkte als völlig ungeeignet, um das Thema Home-Office ins Unternehmen zu bringen.

Ihr wollt eure/n Chef*in vom Home-Office überzeugen? Dann tut es, ohne euren Job am Ende zu gefährden. Selbst wenn eure Lüge nicht auffliegt ist es moralisch unfassbar grenzwertig (für mich sogar gänzlich falsch) nur für Home-Office den/die Chef*in anzulügen.

Wenn ihr glaubt, dass ihr nur mit einer Lüge Home-Office bekommt, dann solltet ihr euch generell fragen, ob nicht eine neue Ausrichtung besser für euch ist.

Reine Chefsache – Wie integriere ich Home-Office?

Vom Arbeitgeber aus kann es aus folgenden Gründen zu einem Schritt der Aufbereitung des Home-Office kommen.

Das Gespräch des Mitarbeiters hat geklappt
Der Arbeitgeber möchte Home-Office im generellen im Unternehmen einführen

Doch wie genau soll das angestellt werden?

Die Frage ist berechtigt und hier und da gar nicht so einfach zu beantworten. Ist man als Arbeitgeber nicht 100 prozentig dahinter, wird es schwer. Es bringt nichts den Mitarbeitern zu sagen, sie dürfen ab jetzt Home-Office Tage haben und dann zu schauen was passiert.

In aller Regel wird das komplett nach hinten losgehen. Worauf also genau achten? Diese Regeln sind nicht neu und stark an einem schönen Artikel orientiert, der von der Seite Impulse stammt und alles hat, was das Home-Office Vorbereitungsherz glücklich macht.

1. Tools und Endgeräte für das Home-Office

Was braucht der/die Mitarbeiter*in um im Home-Office auch gut arbeiten zu können?
Was sind sinnvolle Tools (Kommunikation, VPN, etc.)
In der Testphase lassen sich sicherlich vorübergehende Lösungen finden, doch sollte das Home-Office tatsächlich zu einer Option im Unternehmen werden, sollte geschaut werden, dass der Arbeitgeber quasi eine „Home-Office“ Base aufbaut (Endgeräte, die ohne Bedenken vom Mitarbeiter genutzt werden können)

2. Regeln fürs Home-Office

Es ist sinnvoll ein Home-Office Guide aufzubauen, darin sollte festgehalten werden:
- Erreichbarkeit
- Arbeitszeiten
- Pausenzeiten (frei entscheidbar, mitzuteilen etc.)
- Ziel des Home-Office
Auch helfen generelle Ziele und Aufgaben mit einer Deadline, dem/der Mitarbeiter*in eine Leitlinie zu geben

3. Wann Home-Office/ wann Büro?

Meetings und co. regeln zwar oft die festen Bürotage, aber darauf verlassen kann man sich nicht immer
Sollte der/die Mitarbeiter*in eher seltener an Meetings Teilnehmen, wäre es sinnvoll feste Tage und wie viele in dem Vorgeschlagenen Guide mit einzubeziehen

**4. Der/Die Mitarbeiter*in darf nicht vergessen werden**

Tools für eine fließende Kommunikation sind dabei das A und O (so etwas wie Slack, Wire und co. lassen sich prima benutzen, damit der/die Mitarbeiter*in sogar mit anderen Mitarbeitern kommunizieren kann)
Der/Die Mitarbeiter*in im Home-Office sollte bei bestimmten Sachen nicht vergessen werden:
- Es steht eine Betriebsfeier an? Unbedingt Einladen
- Jemand hatte Geburtstag und es gab Kuchen? Lasst dem/der Mitarbeiter*in im Home-Office ein Stück über für den Tag an dem er im Büro ist (hier wird nicht nur deutlich, dass der/die Mitarbeiter*in nicht vergessen wird, es ist auch eine wirklich liebe Geste)
- Der/Die Mitarbeiter*in hat selbst Geburtstag, hat aber an dem Tag Home-Office? Via Webvideo und co. lassen sich richtig gute Geburtstagsgrüße vom Kernteam gestalten. (Der/Die Mitarbeiter*in wird sich sicherlich sehr darüber freuen)
- Meetings und Co. doch der/die Mitarbeiter*in kann nicht vor Ort sein? Ihn/Sie via Webvideo dazu zu schalten, so dass er/sie reden kann als wäre er dabei ist eine gute Lösung, damit der Mitarbeiter nicht ausgeschlossen wird
Von der Chefseite ist es sinnvoll den/die Mitarbeiter*in nicht zu übergehen, weil er vielleicht nicht so präsent ist wie andere Mitarbeiter die Home-Office nicht praktizieren (Gehaltserhöhung, Beförderungen und Co. stehen auch einem Mitarbeiter im Home-Office zu)

4. „Dumme Sprüche unterbinden“

(der ehrlich gesagt für mich beste Tipp überhaupt, danke dafür Angelika Unger )

Home-Office sollte als etwas natürliches im Unternehmen gelten
Es als „Sondertag“ zu bezeichnen führt zur Abgrenzung des Mitarbeiters
Mitarbeiter, die egal aus welchen Gründen, Leuten im Home-Office auf der Arbeit dumme Sprüche drücken, sollten definitiv sofort „verwarnt“ werden (Es ist nie schön, wenn man das Gefühl bekommt, etwas Falsches zu machen)

Ich empfinde diese 5 Home-Office Tipps als sehr essenziel und wichtige Tipps, an die der Arbeitgeber sich orientieren kann.

Knives Outs – Home-Office ist Unternehmenssache

Es gibt aber auch andere Home-Office Tipps, die man beachten sollte. Die aber in aller Regel eher die Einstellung des Arbeitgebers äußert.

Darunter zähle ich durchaus:

Die Erwartung an das Home-Office deutlich machen
- Keinem/r Mitarbeiter*in ist geholfen, wenn er/sie im Home-Office nicht weiß, was er machen soll oder was der/die Chef*in eigentlich möchte.
Selbstorganisation muss gelernt sein
- Hier kann es mit zu den größten Problemen kommen. Nicht jeder Mitarbeiter ist dafür direkt gemacht, es muss gelernt werden.
- Es kann helfen, wenn der Arbeitgeber Strukturen vorgibt, an die der/die Mitarbeiter*in sich orientieren kann, bis er/sie seinen eigenen Flow gefunden hat.
Helfen sie den Mitarbeiter an sein Ziel zu bringen
- Dies lässt sich am leichtesten lösen in dem To Dos, Aufgaben, Deadlines und Co. gesetzt werden, wichtig ist hier nur die Nachkontrolle.
- Nachkontrolle heißt aber nicht, dass der/die Mitarbeiter*in bis zur Gänze kontrolliert werden soll, es soll das Ergebnis betrachtet werden. Hat der/die Mitarbeiter*in alles erreicht, warum hat er/sie es eventuell nicht erreicht?
- Gerade bei den Zielen kann man als Arbeitgeber und Mitarbeiter gemeinsam lernen, wie Home-Office gut funktioniert
Vertrauen
- Das wohl schwierigste was von einem Arbeitgeber umgesetzt werden sollte, aber das notwendigste im Home-Office
- Vertrauen sie ihrem Mitarbeiter, dass er sich an die Regeln hält, die Ergebnisse liefert, die er bringen soll, ja vielleicht sogar bessere als sie im Büro entstanden wären
- Natürlich gibt es Mitarbeiter*innen, denen man schneller vertraut als vielleicht anderen, dennoch muss man sich immer im Klaren sein, dass Home-Office bei jedem/r Mitarbeiter*in eine Arbeit auf Vertrauen ist, ist kein Vertrauen vorhanden, kann Home-Office nicht funktionieren

All das sind wertvolle und wichtige Home-Office Tipps, denen man sich als Arbeitgeber*in bewusst sein sollte. Sollte das Ganze nicht von einem Mitarbeiten angesprochen worden sein, sondern eure Idee als Arbeitgeber*om sein, kommen noch einige kleinere Dinge hinzu.

Die Mitarbeitenden, die nach Home-Office fragen, haben sich hoffentlich Gedanken darüber gemacht, was Home-Office ist. Wenn nicht, gilt auch hier grundlegend zu klären, was war darunter versteht. Es sollte definiert werden, denn so lassen sich Ziele und Erwartungen besser vereinen.

Home-Office Tipps: „We are in the endgame now„

Bei der Umsetzung ist es wichtig, dass Arbeitgeber*in und Mitarbeitende zusammenarbeiten.

Die Mitarbeitenden sollten auf das Home-Office vorbereitet werden. Es sollte nie einfach davon ausgegangen werden, dass sie schon wissen, was zu tun ist. Das wird in aller Regel schief gehen und das entweder zu Lasten des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin oder der Mitarbeitenden.

Es macht daher Sinn, eine Home-Office Guideline zu erstellen, wo grundlegende Fragen von vornherein klargestellt und definiert werden. An dieser Guideline können sich dann alle Mitarbeitenden orientieren.

Dabei kann es hilfreich sein, folgende Fragen zu klären:

Was ist Home-Office eigentlich? (Banal, aber auch das sollte vom Unternehmen klar definiert werden, gerade damit Mitarbeiter keine Angst haben müssen, dass Beförderungen, Gehaltserhöhungen etc. wegen Home-Office ausfallen)
Wie soll das Ergebnis den/die Arbeitgeber*in zur Deadline erreichen (Zusammenfassung, PDF, Power Point? Es kommt auf die Aufgabe an und ob die Deadline nur ein Zwischenschritt zum Endergebnis ist)
Krankheit bedarf die gleiche Abmeldung beim Arbeitgeber oder bei der Arbeitgeberin, wie wenn der/die Mitarbeiter*in ins Büro kommen würde (Regeln der Firma)
Wie sind die Mitarbeitendend zu erreichen (hier kann man klar definieren, was alles zum Equipment gehört, dass der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, aber auch wie damit sinnvoll umgegangen wird)
Wie viele Tage Home-Office sind vom Arbeitgeber aus erlaubt, wie werden diese bei dem oder der Arbeitgeber*in „beantragt“?

Hier sind nur einige der wesentlichen Fragen, Definitionen etc. die einen Guideline fürs Home-Office ausmachen könnten.

Wichtig bleibt, dass jede/r Mitarbeiter*n im Unternehmen den gleichen Stand hat, jede/r Mitarbeiter*n die Möglichkeit auf Home-Office hat (sofern seine Arbeit das zulässt) und der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin sich selbst mit dem Guideline abgesichert hat, dass er alle ihn wichtige Aspekte abgeklärt und einmal zu Papier gebracht hat.

Bei der Umsetzung selbst, sollte der/die Mitarbeiter*in neben einem Guide auch vom Arbeitgeber durchaus noch angeleitet werden. Vielleicht bietet sich ein Workshop zum Thema „Selbstorganisation“ z.B. an?

Generell sollte der oder die Arbeitgeber*in für Fragen das Home-Office betreffend offen sein. Nur mit der Praxis kommt die Erfahrung und natürlich hier und da Fragen auf, an die man vorweg sicherlich nicht gedacht hat. Der Guide kann dann nach und nach erweitert werden.

Und als Mitarbeiter*in? Versucht euch drauf einzulassen. Home-Office ist zu Anfang nicht leicht, doch gebt nicht zu schnell auf, wenn ihr merkt, es klappt hinten und vorne nicht. Versucht rauszufinden, woran es liegt. Das kann manchmal dauern, manche Sachen sind schnell erkannt. Selbstreflexion ist für ein sinnvoll gestaltetes Home-Office extrem wichtig.

Gibt es noch Fragen, fehlen euch hier Home-Office Tipps? Schreibt sie gerne in die Kommentare, ich erweitere meine Tipps dann.