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24.08.2015 Öffentlichkeitsarbeit für soziale Einrichtungen, Social Media für KMU Von: Stephanie Kowalski 12 Kommentare

Social Media für die interne Unternehmenskommunikation?

In erster Linie wird Social Media von Unternehmen zu externen Kommunikationszwecken genutzt, egal ob es sich dabei um eine Vertriebs-, Marketing- oder Recruting-Strategie handelt.

Es überrascht jedoch keineswegs, dass immer mehr Firmen auf Social Media basierende Konzepte für ihre internen Partnernetzwerke verwenden. Im Mittelpunkt solcher Programme stehen oft die Förderung der internen Kommunikation und der Zusammenarbeit.

Auf den ersten Blick scheint interne Kommunikation via Social Media fast genauso einfach abzulaufen, wie es bei den externen Prozessen zu beobachten ist. Was diese doch recht oberflächliche Einschätzung angeht, wurde ich vor Kurzem im Rahmen eines interessanten Gesprächs aufgeklärt.

Bevor man sich den Herausforderungen der internen Unternehmenskommunikation via Social Media auseinandersetzt, muss zunächst die Frage nach der eigentlichen Motivation beantwortet werden. Solch eine Kommunikations-Strategie bringt auch eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich, denen man sich vor der eigentlichen Implementierung bewusst sein sollte.

Enterprise-Social-Networks sollen die Abwicklung interner Gespräche erleichtern. Es gibt diverse Plattformen, die für unterschiedliche Lösungen und Unternehmensgrößen konzipiert wurden. Eine kurze Übersicht der bekanntesten Enterprise-Networks folgt am Schluss des Beitrags.

Aufgaben der internen Kommunikation: Rolle von Social Media

Die Digitalisierung ist einer der größten Herausforderungen der Arbeitswelt. Und immer dann, wenn ein bestehendes Gefüge droht, im Chaos zu versinken, vermag die Kommunikation eine Lösung zu liefern. Das digitale Zeitalter erhöht also die Wichtigkeit sowie die Sichtbarkeit interner Kommunikation und ihrer Kernaufgaben (Information, Motivation und Führung).

© Enterprise 2.0, Optimierung von Kommunikationsprozessen, Peter Geißler

© Enterprise 2.0, Optimierung von Kommunikationsprozessen, Peter Geißler

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Kernaufgaben erkennt man laut Prof. Tim Bruysten daran, dass sie…

Social Media kann die interne Kommunikation genau in diesen Aspekten unterstützen, denn Informationen sowie Wissen können leichter und schneller geteilt werden, die Zusammenarbeit von Projektgruppen und der Austausch von Dokumenten wird erleichtert und Ansprechpartner können leichter gefunden werden.

Herausforderung interner Unternehmenskommunikation

Tatsache ist, dass die interne Unternehmenskommunikation viele innere Prozesse vereinen muss. Außerdem müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern, Abteilungen, Kunden und Partnern berücksichtigt werden. Dabei gilt es nicht nur die Kommunikation innerhalb dieser Kreise zu organisieren, sondern auch Gespräche der einzelnen Gruppen untereinander zu forcieren.

Die wenigsten Unternehmen agieren dabei allerdings auf einem nationalen Niveau. Dieses an sich schon komplexe Kommunikationsgeflecht gewinnt mit einem internationalen Hintergrund eine weitere Herausforderung, die gemeistert werden muss.

Herausforderung sozialer firmeninterner Netzwerke

In den alten Kommunikationsstrukturen, -regeln und -hierarchien folgen die Kommunikationsflüsse und Wissensströme den etablierten Strukturen. Bei Systemen mit sozialem Charakter bestimmen hingegen Informationsbedürfnisse und kommunikative Kompetenzen die Ströme des Wissens.

Bei der erfolgreichen Umstrukturierung zu einem sozialen internen Unternehmensnetzwerk werden die folgenden traditionellen Aspekte ersetzt:

Im Informationszeitalter spielt die Aktivierung und Nutzung des in der Organisation vorhandenen Wissens eine wichtige Rolle. Umso überraschender ist der Umstand, dass ein Viertel der Mitarbeiter keinen Zugang zu den richtigen Informationen für die Erfüllung ihrer Aufgaben besitzen. Aufgrund organisatorischer Probleme oder technischer Beschränkungen bleibt der Zugriff auf das benötigte Wissen oft verwehrt.

Mit Social Media können das Wissens- und Informationsmangement sinnvoll ergänzt und die Defizite reduziert werden.

Zeitlich und räumlich verteiltes Arbeiten ist für viele Arbeitnehmer immer wichtiger. Das primäre Kommunikationsmedium, die E-Mail, kann den Ansprüchen von strukturiertem Arbeiten nicht mehr genügen. Um nicht unter einer Flut an E-Mails begraben zu werden, greifen immer mehr Mitarbeiter daher zu Social Media Werkzeugen. Diese erlauben zumindest eine flexiblere Arbeitsweise. Unternehmen stehen also unter Druck sowohl bereits existierenden als auch potenziellen Arbeitnehmern mobiles Arbeiten mithilfe moderner Tools zu ermöglichen.

E-Mail und Telefon, also die klassischen Kommunikationsmöglichkeiten, sind bei Abstimmungsprozessen abteilungsübergreifender Projekte ein Hindernis und keine Hilfe. Damit eine funktions- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit funktionieren kann, sind Unternehmen auf die Vielfalt und die Unterschiedlichkeit ihrer Mitarbeiter angewiesen. Social Media Werkzeuge und Konzepte können die Prozesse sinnvoll unterstützen und die Kommunikation zwischen einzelnen Parteien vereinfachen.

Es gibt aber noch andere Konsequenzen, die oft außer Acht gelassen werden, wenn man einem neuen Trend hinterher rennt: Denn auch rechtliche Aspekte müssen bei der Umsetzung eines sozialen internen Kommunikationsnetzwerks berücksichtigt werden:

Dies sind natürlich nur einige rechtliche Probleme, die eine interne Kommunikation via Social Media mit sich bringen kann. Wobei zu sagen ist, dass die genannten Bedenken zu Überwachung, Kontrolle, Datenschutz, Sicherheit sowie Privatsphäre den größten Teil meines Gesprächs mit jemanden aus dem Bereich der internen Unternehmenskommunikation ausmachten.

Der Begriff „Social Enterprise“

Der Begriff „Social Enterprise“ umfasst spezielle Software und Tools zur Kollaboration und Kommunikation am Arbeitsplatz. Firmen können in diesen Netzwerken Nachrichten austauschen, Updates posten, Dokumente teilen und Unternehmensnachrichten folgen. Aufbau und Funktionsumfang ähneln dabei denen sozialer Netzwerke wie Facebook oder Google+. Der markante Unterschied: Arbeitgeber können davon ausgehen, dass das Profil nur etwas mit der Arbeit zu tun hat.

Social Enterprise: Die Stärken

Je nach Zielen und Strategien kann ein Social Enterprise sehr unterschiedlich aussehen. So unterscheidet BITKOM zwischen drei Gestaltungsarten und wie Social Media seine Stärken in den unterschiedlichen Bereichen ausspielen kann :

Anwendung im TeamUnternehmensweiter EinsatzZusammenarbeit zwischen Unternehmen
Teams, die ein hohes Maß an Abstimmung benötigen und viele nicht standardisierte Prozesse aufweisen, profitieren von einer flexiblen und schnellen Social Media Kommunikation.Der Einsatz von Social Media bei der Zusammenarbeit einzelner Funktions- oder Organisationseinheiten kann zu einer verbesserten Wertschöpfung führen.Für die Zusammenarbeit innerhalb einer Wertschöpfungskette ist eine effektive und reibungslose Kommunikation essentiell. Social Media und eine offene Kommunikationsstrategie können diese unterstützen.

Wie Social-Enterprise-Projekte garantiert scheitern

Tobias Arn schreibt in seinem Beitrag, dass seiner Erfahrung nach viele Social-Enterprise-Projekte scheitern und hinter den Erwartungen zurückbleiben. Seine Checkliste identifiziert 15 Herangehensweisen, mit denen man herausfinden kann, ob sich ein Unternehmen auf dem falschen Weg befindet. Im Folgenden die ersten fünf Faux-Pas:

  1. Begreifen Sie Social Enterprise als Selbstzweck. Führen Sie ein Projekt ohne Strategie und Nutzversprechen für die Mitarbeiter ein, nur weil es gerade im Trend ist.
  2. Betrachten Sie die interne Social Plattform als eierlegende Wollmilchsau.
  3. Verzichten Sie auf personelle Ressourcen und ein Budget. Social Media erledigt sich nebenbei und ist kostenlos.
  4. Gehen Sie Social Enterprise wie ein IT-Projekt an, inklusive Planung, Einführung, Wartung.
  5. Entwickeln Sie Ihre Social Plattform zunächst im Silo der internen Kommunikation oder IT-Abteilung. Rollen Sie sie erst dann unternehmensweit auf.

Tipps für eine erfolgreiche Implementierung

Mitarbeiter treffen sich zu Brainstormings und Fragerunden, arbeiten gemeinsam an Präsentationen und arbeiten erfolgreich länderübergreifend zusammen? Diese und andere positive Aspekte erwarten sich Firmen oft von internen sozialen Netzwerken. Mit folgenden Tipps kommt man dem Traum näher:

Übersicht bekannter Enterprise-Social-Networks

Im Bereich der Enterprise-Social-Networks gibt es sowohl etablierte Marken wie Convo, Jive oder Microsofts Yammer, aber auch neue Lösungen wie Facebook At Work.

Facebook At Work
Eigenständiges social Networking-Tool für Unternehmen. Die Facebook üblichen Funktionen sind enthalten: Anwender erhalten einen Newsfeed mit Firmennachrichten, können in Gruppen zusammenarbeiten, Nachrichten an Kollegen schicken und Events organisieren. Die Unternehmenslösung von Facebook soll es als Desktop-Variante, iOS, Android-App und mobile Webseite kommen. Profile auf Facebook At Work werden von den privaten Facebook-Profilen getrennt sein.

Convo
Anwender können Dateien direkt im Gesprächsfenster austauschen. Ermöglicht also ähnlich wie IBMs Connections ein umfangreiches File-Sharing.

Yammer
Das Design erinnert stark an Facebook. Es können Gruppen angelegt werden. Ein Feed informiert ständig über die Aktivitäten der Mitglieder und bietet für mehr Übersichtlichkeit unterschiedlichen Filter. Es können Bilder, Dokumente, Events, Umfragen und Links geteilt werden. Der Dienst kann kostenfrei getestet werden und individuelle Pakte dazu gebucht werden.

Stackfield
Das Alleinstellungsmerkmal von Stackfield sind die Verschlüsselungsmöglichkeiten. Der Dienst verschlüsselt die Kommunikation der Nutzer clientseitig direkt im Browser. Alle Daten auf dem Server sind damit verschlüsselt. Somit hat der Dienstleister keinerlei Einblick in die Daten und Dateien seiner Kunden. Der Dienst hat zwar ein anderes Design, ist aber genauso leicht zu navigieren wie Yammer.

Bitrix24
Das Enterprise-Social-Network beinhaltet alle gängigen Tools eines klassischen Intranets wie Aufgaben, Kalender oder ein CRM.

Chatter
Dieses Network ermöglicht den Austausch großer Dateien, die übliche E-Mail-Posteingänge sonst verstopfen würden.

Hojoki
Das Hauptaugenmerk von Hojoki liegt auf Cloud. Dieses Enterprise-Network lässt sich mit über 25 Clouddiensten und Webservices wie Dropbox, Evernote oder Google Drive verbinden.

Podio
Ein Enterprise-Social-Network, das nach den eigenen Bedürfnissen entworfen werden kann? Podio ist ein Online-Arbeitsplatz für Teams, der eine Reihe von Apps für individuelle Anpassungen bereit hält.

Weitere Enterprise-Social-Networks nehmen diese Beiträge unter die Lupe:

Fazit: Socia-Media haben auch intern Potenzial

Es kann nicht bestritten werden, dass sich die Bedeutung der internen Kommunikation in einem Umbruch befindet.

Ich teile die Meinung von Peter Geißler, für eine erfolgreiche Umsetzung von Social Enterprise beziehungsweise einer internen Unternehmenskommunikation mit Social Media sollte die Veränderung von Arbeitsabläufen, Rollenbildern und Verantwortlichkeiten im Vordergrund stehen, weniger die Technologie und deren Funktionalitäten.

Die wichtigsten Entwicklungen in diesem Zusammenhang könnten sein:

Eine interne Kommunikation wird nur dann erfolgreich funktionieren, wenn sie sich mit den Ansprüchen einer modernen Arbeitsweise von Mitarbeitern und den Herausforderungen, aber auch Vorteilen von Social Media als internes Kommunikations-Werkzeug auseinandersetzt.

Mein Gesprächspartner ist und war von Social Enterprise überzeugt: Die Einführung von Social Media in seinem Unternehmen geht rasch voran. Rechtliche Bedenken bremsen den Vorgang zwar hin und wieder, aber Mitarbeiter und Führungsebene ziehen an einem Strang. Diese gute Zusammenarbeit war dann aber auch nur durch Kommunikation auf Augenhöhe möglich.

Weitere interessante Artikel zum Thema Social Enterprise und interne Unternehmenskommunikation via Social Media:

Porträt Stephanie Kowalski

Stephanie Kowalski

Kommentare zu diesem Artikel

Sebastian Neumann  |   24. August 2015 um 19:14 Uhr

Liebe Stephanie,

mich freut es, dass das Social Media in der internen Kommunikation immer mehr an Fahrt aufnimmt und von Bedeutung wird. Dein Text gefällt mir sehr gut. Wenn du mir den Hinweis gestattest, dann würde ich bei der Übersicht der vielen Social Software-Anbieter auf den Gartner Quadranten verweisen http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=1-20TBOV4&ct=140903&st=sb. Die t3n – Übersicht hast du verwendet und die ganz hilfreich.

Ich kann mich deiner Meinung nur anschließen, für eine erfolgreiche Umsetzung eines Social Intranets sollte die Veränderung von Arbeitsabläufen, Rollenbildern und Verantwortlichkeiten im Vordergrund stehen, weniger die Technologie und deren Funktionalitäten. Alexander Klug hat hierzu einmal so schön formuliert, dass man Social Software installieren kann, Social Business aber nicht. Das kann man nicht besser formulieren.

Ganz liebe Grüße und bis bald
Sebastian

Stephanie Kowalski  |   24. August 2015 um 20:18 Uhr

Lieber Sebastian,

freut mich, dass Dir der Artikel gefallen hat.

Ich hab bis vor Kurzem auch nicht gedacht, dass Social Media auch bereits in der internen Kommunikation angekommen ist. Aber da hat mir dann ein Kollege die Augen geöffnet.

Stimmt, der Gartner Quadrant ist auch ein guter Hinweis für die richtige Social Software. Bietet eine sehr gute Übersicht. Ich versuche, den Tipp noch einzubauen. Danke. 🙂

Stimmt, der Kommentar von Alexander Klug trifft ins Schwarze: wie in allen digitalen Dingen sollte der Faktor „Mensch“ niemals vergessen werden. Kannst du mir vielleicht den Artikel nennen, in der das Zitat von Herrn Klug aufgegriffen wird? Dann könnte man den vielleicht auch noch einbauen.

Viele Grüße und bis dann,
Stephanie

Christian Geng  |   24. August 2015 um 21:32 Uhr

Vielen Dank für den Artikel Stephanie Kowalski. Wir nutzen Social Media schon lange erfolgreich in der internen Kommunikation. Wir nutzen Google Plus. Wir verwenden das kostenlose Netzwerk unter anderem:

1.) Übermittlung von Nachrichten (Kommunikation)
2.) Teilen von Dateien, Fotos, Dokumenten
3.) Videokonferenzen (Hangouts)

Der Vorteil von Google Plus ist, dass es eine ausgereifte Software ist die stabil läuft und auch noch Backlinks erzeugt, die in den Webmaster Tools sichtbar sind.

Viele Grüße

Christian Geng
Geng Sprachreisen

Stephanie Kowalski  |   24. August 2015 um 21:44 Uhr

Gerne, Christian Geng. Und schon wieder etwas dazu gelernt. Ich hätte nicht gedacht, dass man auch Google Plus für die interne Kommunikation benutzen kann. Danke für die Insides.

Da habe ich doch glatt ein paar Fragen:
* Wird die Funktion, Inhalte mit bestimmten Kreisen zu teilen, verwendet, um vertrauliche Dateien, Dokumente und Fotos zu teilen?
* Gibt es weitere Einstellungen, um die interne Kommunikation zusätzlich abzusichern?

Viele Grüße, Stephanie

Christian Geng  |   25. August 2015 um 11:14 Uhr

Hallo Stephanie Kowalski,

das ist eine philosophische Frage. Wir teilen hier im Team grundsätzlich mit Google+ alles: Emails, Fotos, Dokumente. Ausnahmen sind Dokumente und Informationen, die geschützt werden müssen. Diese sind vom Kreislauf der Netzwerke ausgeschlossen.
Der positive Effekt bei Google Plus ist, dass jede Teilung von Informationen von Google indexiert wird und Backlinks erzeugt, die gegebenfalls eine Signalwirkung für Google sind. Wir bemühen uns in der Regel also nicht, unseren Funkverkehr von der Öffentlichkeit auszuschließen, es sei denn, wir nerven damit. Jeder der mitlesen möchte was wir tun, kann das machen.

Viele liebe Grüße

Christian Geng
Dr. Geng Sprachreisen

Anna Franzen  |   25. August 2015 um 11:40 Uhr

Liebe Stephanie,
erst einmal finde ich es witzig, dass du ein Video teilst von dem BarCamp in Lingen (das nur unweit meinem Heimatsort entfernt liegt). Ich muss da ganz schön was verpasst haben, aber zu dem Zeitpunkt lernte ich erst, was Online Marketing überhaupt ist.

Zu deinem Artikel. Den hast du du echt sauber recherchiert und bis zu den richtigen Schlüssen gekommen. Wie in den anderen Kommentaren auch, kommt immer wieder zum Tragen, dass eine solche Einführung auch ganz viel damit zu tun hat Social Media zu leben, ob man nun extern oder intern kommuniziert. Google+ hätte ich als Tool für die interne Kommunikation auch hinzugefügt, allerdings kommen da noch rechtliche Bedenken wegen den Servern hinzu, die in den USA sind. Große Firmen würden deswegen wahrscheinlich nicht darauf zurückgreifen. Hast du schon etwas von SocialCast und StreamWork gehört? Die hatte ich mir mal angeschaut und gerade StreamWork von SAP theoretisch als sehr nützlich empfunden. Mir ist gerade auch noch Tibbr eingefallen, dies ähnelt Chatter und Yammer sehr. Hier wäre aber auch wieder die Server Problematik und somit die Rechte ein Kritikpunkt.
Viele Grüße Anna

Stephanie Kowalski  |   26. August 2015 um 12:13 Uhr

Liebe Anna,

alles nur ein Zufall, Anna. 😉 Oder vielleicht doch nicht …

Danke für das Kompliment. Bei der Recherche hat mir allerdings das Gespräch mit einem waren Kommunikationsexperten sehr geholfen. Ohne die Unterhaltung wäre ich gar nicht auf das Thema gekommen. Und das Sichten passender Quellen hat auch sehr viel Zeit in Anspruch genommen. Aber es scheint sich ja gelohnt zu haben. 🙂

Von Social Cast habe ich gehört. Es verhält sich tatsächlich so, dass ein Großteil deutscher Firmen auf diese Lösung zurückgreifen (das habe ich auch von der oben genannten Quelle erfahren). StreamWork klingt auch interessant. Sobald ich Zeit habe, werde ich die Liste erweitern. Vielen Dank für dein Input. 😉

Viele Grüße, Stephanie

Sebastian Neumann  |   26. August 2015 um 11:36 Uhr
Stephanie Kowalski  |   26. August 2015 um 12:14 Uhr

Vielen Dank, Sebastian.

Nicolas Scheidtweiler  |   26. August 2015 um 11:42 Uhr

Ups… das bin ja ich.
Witziges Video damals. Hat Spaß gemacht.

Aber auch der Artikel ist gelungen. Schöne Zusammenführung von Technik und sozialen Erfordernissen.

Stephanie Kowalski  |   26. August 2015 um 12:17 Uhr

Ich finde das Video sehr gelungen. Das Thema interne Kommunikation ist sehr gut erklärt. Zum Thema PR gibt es gar nicht so viele gute Videos. Weitere Videos zu dem Thema sind wünschenswert. 🙂

Freut mich, dass der Artikel gefällt. Ohne das Gespräch wäre ich niemals auf die Thematik gekommen.

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