Automatisiertes Teilen: Sinnvoller Einsatz für soziale Einrichtungen

Zeit ist Geld – und beides ist bei Social Media Verantwortlichen sozialer Einrichtungen begrenzt. Inhalte erstellen, recherchieren und aufbereiten, auf Kommentare eingehen, Fotos und Videos erstellen, die verschiedenen Kanäle aktuell halten etc.: Die eigenen Grenzen sind da schnell erreicht. Abhilfe schaffen verschiedene Tools, mit denen sich das tägliche Social Media Management automatisieren lässt. Ich erläutere heute, wie Ihr Eure Social Media Kanäle zeitsparender betreuen könnt und stelle einige Tools dafür vor.

Täglich trudeln zahlreiche E-Mails ein und verlangen zeitnah eine Antwort, zusätzlich fordern WhatsApp-Nachrichten, Facebook-Kommentare und Tweets möglichst direkte Reaktionen. Um trotz dieser schnelllebigen Kommunikation Herr der Lage zu bleiben gilt es, seine Arbeit möglichst effizient zu gestalten.

Zum Glück gibt es auch im Social Media Bereich regelmäßig wiederkehrende Prozesse, die sich automatisieren lassen. Aber Vorsicht: Nicht alles lässt sich vorherplanen und Eure Kommunikation sollte immer noch persönlich und authentisch bleiben. Merken Eure Fans, dass auf ihre Fragen Standardantworten kommen, verabschieden sie sich. Denn wie Frauke Bitomsky von B2N Social Media Services richtig beschreibt, ist Social Media in erster Linie Kommunikation zwischen Menschen und lässt sich daher nicht vollständig automatisieren.

Sinnvolle Automatisierung

Fingerspitzengefühl ist also gefragt, wenn Ihr Arbeitsprozesse automatisieren wollt. Je weniger die Fans bewusst merken, dass hier automatisiert gehandelt wird, desto besser. Zwei Bereiche bieten sich für das Automatisieren an:

• Content Planung
• Terminierte Veröffentlichung von Blogbeiträgen und Status- Updates auf verschiedenen Kanälen

Um Eure Fans bei Laune und Eure Kanäle weiterhin interessant, informativ und abwechslungsreich zu halten, solltet Ihr einige wichtige Grundsätze auf jeden Fall berücksichtigen:

• Beantwortet Kommentare grundsätzlich selbst. Wer auf seine Frage, Kritik oder Behauptung eine standardisierte Antwort erhält nach dem Motto „Danke für deinen Kommentar, wir kümmern uns um das Problem.“ fühlt sich nicht ernstgenommen. Bestenfalls reagiert er verständnislos oder negativ, schlimmstenfalls verbreitet er öffentlich Eure Reaktion und verursacht einen Imageschaden.
• Behaltet die Reaktionen Eurer Fans im Auge. Postet nicht in die Weltgeschichte ohne darauf zu schauen wie Euer Beitrag bei den Fans ankommt. Behaltet die Kommentare, insbesondere negative im Blick und versucht dem Kritiker möglichst schnell den Wind aus den Segeln zu nehmen. So verhindert Ihr ein gegenseitiges Aufschaukeln Eurer Fans und bleibt Gestalter Eurer Kommunikation.
• Vermeidet automatische Willkommensmeldungen. Ja, es gibt zum Beispiel auf Twitter die Möglichkeit, neue Follower automatisiert zu begrüßen. Meiner Erfahrung nach führt dies jedoch zu Irritationen und wird von den Fans als nervig und nicht als wertschätzend empfunden.





• Verfolgt aktuelle Entwicklungen in Eurem Umfeld. Beispiel: Ihr habt einen Verweis auf einen Wohlfahrtsverband eingeplant, doch dieser hat kurz vor der Veröffentlichung des Links auf Eurer Seite mit einer Spendengeldaffäre zu kämpfen. Wenn ihr diesen Link jetzt trotzdem wie geplant postet, kann sich das momentane negative Image des Verbandes auf Euch übertragen. Schaut daher regelmäßig, welche Veröffentlichungen geplant sind und ob diese mit den aktuellen Ereignissen vereinbar sind.
• Bearbeitet sensible Themen weiterhin manuell. Bei Inhalten, die innerhalb Eurer Einrichtung und in Eurem Umfeld sensibel behandelt werden, beispielsweise sozialpolitische Entscheidungen die gerade noch im Landtag diskutiert werden, stößt das automatisierte Teilen an seine Grenzen. Postet Eure Haltung zum jeweiligen Thema manuell, aktuell und mit Fingerspitzengefühl um Euch weitreichende Probleme zu ersparen.
• Postet plattformgerecht. Nichts wird schneller übel genommen als auf allen Plattformen identische Inhalte zu posten. Das langweilt nicht nur, sondern untergräbt vielmehr die spezifischen Eigenheiten der jeweiligen Plattform. So funktionieren Hashtags auf Instagram super, auf Facebook nur begrenzt, knackige Kurzmeldungen auf Twitter sind ein Muss, auf Google+ darf es ruhig ausführlicher sein usw.

Automatisierungs Tools für Social Media

Wer die Contentplanung für seine Social Media Kanäle automatisiert organisieren möchte, kann dabei zwischen zahlreichen Tools wählen. Da im sozialen Bereich viele Entscheidungen abhängig von begrenzten Budgets sind, stelle ich heute einige kostengünstige Varianten vor.

1. Beitragsplanungsfunktion auf Facebook

Dreht sich Eure Social Media Aktivität in erster Linie oder ausschließlich um Facebook, reicht die Plattform-eigene Planungsfunktion vollkommen aus. Darüber könnt Ihr den Beitrag vorab schreiben, mit Link und/oder Foto versehen sowie Tag und Uhrzeit der Veröffentlichung festlegen. Anschließend wird der Beitrag im Aktivitätenprotokoll gespeichert und kann dort jederzeit bearbeitet werden. Bis zu 6 Monate im Voraus können hier Beiträge im 5-Minuten-Takt geplant werden.

Aber Vorsicht: Zum einen kommt es immer mal wieder zu technischen Problemen, zum anderen aktualisiert Facebook laufend bestehende Funktionen. Daher empfiehlt es sich, die geplanten Beiträge (beziehungsweise zumindest die Themen) entweder nicht zu weit im Voraus zu planen oder zusätzlich auf der eigenen Festplatte zu speichern. Falls es dann zu Problemen oder Änderungen mit der Beitragsplanungsfunktion kommt, sind die geplanten Posts zumindest noch lokal auf dem Rechner zu finden.

2. Buffer

Mit Buffer lassen sich die Kanäle Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn und App.net zentral verwalten. Hier könnt Ihr Inhalte nicht nur vorbereiten und terminieren, sondern auch statistisch auswerten. Zusätzlich bietet Buffer einen Dienst zur Linkverkürzung an und mehrere Teammitglieder können einen Buffer-Account nutzen.

In der kostenlosen Version könnt ihr bis zu zehn Beiträge pro Netzwerk in die Veröffentlichungsschlange eingeben. Jedoch können pro Plattform nur eine Seite verbunden werden. Mit zwei Facebook-Seiten müsst Ihr also auf die kostenpflichtige Version ausweichen.

Wer zehn US-Dollar im Monat investiert, kann eine unbegrenzte Zahl von Beiträgen in der Buffer Liste speichern. Bis zu zwölf soziale Profile sind in diesem Tarif enthalten und bis zu zwei Mitarbeiter können auf den Buffer-Account zugreifen.

Buffer eignet sich insbesondere für Einzelpersonen und kleineren Teams um ihre Beiträge effizienter zu veröffentlichen.

3. IFTTT

Beim Online-Service „If-This-Then-That“ handelt es sich um ein Automatisierungsinstrument, das Prozesse auf verschiedenen Plattformen miteinander verknüpft. Mit den sogenannten „Rezepten“ lassen sich nach dem „Wenn-Dann-Prinzip“ bis zu 80 verschiedene Dienste miteinander verknüpfen. Ein Rezept besteht aus einer Aktion die erfolgt, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

So könnt Ihr zum Beispiel festlegen, dass ein Instagram-Foto, das Ihr gerade veröffentlicht habt, automatisch auch auf Facebook gepostet wird.

Den zeitlichen Abstand, in der die einzelnen Rezepte ausgeführt werden, könnt Ihr selbst festlegen. Ihr könnt auf der IFTTT-Website zwischen verschiedenen Rezepten wählen oder selbst eins erstellen. Dies wird auf der Webseite ausführlich erklärt.

4. Hootsuite

Mit dem Online-Tool Hootsuite lassen sich Eure Seiten/Accounts auf Twitter, Facebook, LinkedIn, Foursquare und Google+ zentral steuern, ohne die einzelne Seite aufrufen zu müssen. Ihr könnt Euch hier sowohl den einzelnen Newsstream anzeigen lassen als auch Beiträge erstellen und planen.

Mit der kostenlosen Version lassen sich bis zu fünf Kanäle pflegen. Das reicht den meisten sozialen Trägern für ihre Aktivitäten in den Social Media, aber Vorsicht: Auch jede Gruppe auf Facebook wird als eigener Kanal gewertet. Plattformen wie Instagram oder flickr könnt Ihr ohne Probleme als App hinzufügen, dafür gibt es keine Begrenzung.

Wer mit mehreren Personen die verschiedenen Accounts verwalten will, muss zur Version Hootsuite Pro wechseln. Diese kostet ca. 10 Euro im Monat und ermöglicht es, bis zu 100 Kanäle zu verwalten.

Hier eine Kostenübersicht der verschiedenen Hootsuite-Versionen.

Zusätzlich bietet Hootsuite verschiedene Statistiken, in der kostenlosen Version allerdings nur zwei. Hier könnt Ihr zentral verfolgen wie sich die Zahl der Follower und Likes entwickelt, welcher der über Hootsuite verbreiteten Beiträge am meisten angeklickt wurde, etc.

Welches Tool Ihr letzendlich wählt, hängt von der Anzahl und Art Eurer Kanäle, Euerm Budget und letztendlich Eurer bevorzugten Arbeitsweise ab. Kennt Ihr noch weitere Tools, die Ihr sozialen Einrichtungen empfehlen könnt? Welche Erfahrungen habt Ihr gemacht?

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