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22.02.2016 Kommunikation Von: Christian Müller 11 Kommentare

Sinnvolle Automatisierung für Social Media: Praxistipps und Tools

"Können wir das nicht automatisch posten?" - Diese Frage höre ich in vielen Workshops und Schulungen. Automatisierung kann für die Social Media Kommunikation sinnvoll sein - wenn sie richtig gemacht wird. Heute zeige ich, was sich in meiner Arbeit bewährt hat.

Wer sich im Kontext eines Unternehmens mit Social Media befasst, wird früher oder später auf das Thema Automatisierung stoßen. Dutzende Tools und Online Dienste versprechen, die Kommunikation zu erleichtern und zu vereinfachen.

Tatsächlich kann Automatisierung sinnvoll sein, wenn sie mit Maß und Ziel eingesetzt wird. Sie ist jedoch kein Allheilmittel, kann fehlende Strategie nicht ersetzen und mangelndes Personal nicht ausgleichen.

Sinnvolle Automatisierung kann…

Sie werden dadurch nicht auf einmal hunderte Fans und Follower gewinnen. Doch sie kann ein nützliches Tool sein. Wie das meiner Erfahrung nach funktioniert, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Automatisierung Slideshare

Sinn und Wirkung der Automatisierung

Die für mich wichtigste Frage lautet: Warum wollen Sie mit Ihrem Team oder für Ihre Einrichtung auf Automatisierung setzen? Bequemlichkeit kann zwar ein Argument sein, für mich gilt es jedoch nicht.

Wer durch Automatisierung schlicht Personal sparen will hat – aus meiner Sicht – nicht verstanden, dass digitale Kommunikation und Social Media ernstgenommen werden müssen.

Sinnvolle Automatisierung kann meiner Meinung und Erfahrung nach drei Funktionen erfüllen:

  1. Entlastung kleiner Teams – Wie gerade erwähnt geht es nicht darum, Personal zu sparen. Doch in Sozialen Einrichtungen, bei Bildungsträgern oder KMU sind Kommunikationsteams – so es sie denn überhaupt gibt – in der Regel klein. Automatisierung kann die Arbeit zeitlich entzerren und flexibler machen.
  2. Nutzerfreundliche Publikation von Inhalten – Recherche findet meist in Phasen statt. Wenn ich beispielsweise – und das gilt für Teams ebenso – Material sammle, lese ich gerne mal 30 Minuten oder mehr. In dieser Zeit finde ich viele lesenswerte Artikel. Würde ich die alle direkt teilen, würde ich damit den Stream meiner Follower und Leser zuspamen. Automatisierung kann helfen, das zu verteilen und nutzerfreundlicher zu gestalten.
  3. Kontinuierliche Aktivität auf allen Kanälen – Ich gehöre nicht zu den Beratern, die jeden Tag Aktivität auf allen Kanälen und Netzwerken einfordern. Wenn es gute und nützliche Inhalte zu teilen gibt, ist das super. Wenn nichts da ist, darf auch mal ein Tag Ruhe herrschen. Content um des Content Willen sind sinnlos. Automatisierung kann jedoch dabei helfen, die vorhandenen Inhalte sinnvoll und kontinuierlich zu publizieren.

Ist im Vorfeld klar, warum und wozu Automatisierung eingesetzt werden soll, kann die sinnvolle Umsetzung gelingen. Wird einfach nur automatisiert, weil es so schön bequem ist, geht das meistens schief.

Risiken der Automatisierung

Was gerne vergessen wird: Automatisierung birgt auch Risiken in sich. Ganz konkret wurde das beim Unglück des Germanwings Absturzes deutlich. Minuten und Stunden nach der Katastrophe gingen bei Reiseanbietern und Agenturen Beiträge wie “Mit uns fliegen Sie sorgenfrei in den Urlaub” oder “Heute ist ein wunderbarer Tag, was machst du daraus?” online.

Fans reagierten entsetzt und empört, die Beiträge verschwanden schnell aus den Netzwerken. Doch der Schaden war angerichtet. Fans und Kunden sauer und die Reputation mehr als angekratzt. Diese Beiträge waren natürlich vorgeplant und gingen automatisiert online.

Niemand mit gesundem Menschenverstand würde so etwas direkt nach einer solchen Katastrophe veröffentlichen. Ich verzichte übrigens bewusst auf Nennung der Unternehmen und Agenturen, ein Pranger nützt niemand.

Ein weiteres Risiko: Auch auf geplante Beiträge erfolgen oft Kommentare. Werden diese nicht beantwortet, fühlen sich Fans und Kunden nicht ernstgenommen. Automatisch gepostete Beiträge können so Kunden und Netzwerkpartner verprellen und der Reputation schaden.

Verhindern können Sie das, in dem Sie…

Tools und Workflow für Automatisierung

In der Arbeit mit meinen Kunden und ihren Teams kommen verschiedenste Tools und Online Dienste für die Automatisierung zum Einsatz. Den kompletten Workflow beschreibe ich ausführlich im obigen Video.

Hier gehe ich in Kürze auf die Tools und den Workflow ein. Die Inhalte stammen in der Regel aus YouTube Kanälen, Fachblogs und ähnlichen Quellen. Viele Teams arbeiten hier mit RSS-Feeds, die beispielsweise in Feedly abonniert werden können.

Alternativ empfehle ich, passende Quellen in Facebook- oder Twitter-Listen zu organisieren und diese regelmäßig durchzugehen. Falls Ihnen Listen in diesen Netzwerken kein Begriff sind, empfehle ich für Facebook-Listen einen Artikel der Kollegin Annette Schwindt. Twitter-Listen erklärt die Kollegin Manuela Seubert.

Die Recherche findet oft über den Tag oder die Woche verteilt und teilweise unter Zeitdruck statt. Das sollte zwar nicht so sein, kommt in der Praxis aber viel zu oft vor. Wenn wenig Zeit bleibt, werden interessante Quellen in Diensten wie Instapaper oder Pocket zwischengespeichert. Manche meiner Kunden nutzen als Zwischenspeicher und Lese-Tool auch Evernote oder One Note.

Automatisierung Tools Bild

Für die Lesephase ist dann ungestörte Zeit nötig. Mir ist wichtig, dass die teilenswerten Inhalte unmittelbar nach dem Lesen eingeplant werden. Dann sind die Gedanken dazu noch frisch und der begleitende Text lässt sich problemlos verfassen. Der einfach Einsteig besteht in meiner Arbeit meist in der Planung via Buffer.

Hier können Sie zahlreiche Netzwerke – bis zu einem gewissen Grad sogar kostenlos – nutzen und Beiträge einplanen. Die Oberfläche ist leicht verständlich, die Nutzung einfach. Und Buffer lässt sich auch mobil gut einsetzen.

Das trifft auf Hootsuite leider nicht zu. Dieser Dienst kann mehr Netzwerke abdecken als Buffer – hier ist beispielsweise auch die Planung von Instagram Beiträgen möglich – dafür ist die Oberfläche nicht so schön und etwas komplexer. Der Vorteil: Sie können in Hootsuite auf Beiträge reagieren und es als Social Media Zentrale nutzen. Der Nachteil: Sie müssen dazu am Computer arbeiten.

Das letzte und komplexeste Tool ist Scompler. Es kommt bei mir aktuell nur bei wenigen Kunden zum Einsatz, da es den gesamten Redaktionsprozess von der Themenfindung über die Entwurfsphase bis hin zur Redaktionsplanung und automatischen Veröffentlichung abdecken kann. Sehr mächtig, aber auch entsprechend komplex. Wer ein Tool für alles sucht, ist hier allerdings richtig. Für den Einstieg ist es in den meisten Fällen jedoch zu groß.

Automatisierung sinnvoll und bedacht nutzen

In meiner Arbeit mit Sozialen Einrichtungen, Bildungsträgern und KMU hat sich bewusst eingesetzte – und gut vorbereitete – Automatisierung definitiv bewährt. Sie erleichtert vielen Teams die Arbeit und macht eine nutzerfreundliche Publikation der Inhalte möglich.

Ich möchte jedoch noch mal betonen, dass sie kein Wundermittel ist. Und sie ist vor allem kein Freibrief dafür, massenweise Content zu posten. Auch mit Automatisierung sind Qualität und Relevanz entscheidend für den Erfolg der Kommunikation.

Leseempfehlungen für Sie:

Porträt Christian Müller

Christian Müller

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Christian unterstützt als Kommunikationsberater Soziale Einrichtungen, Bildungsträger, KMU und Start Ups auf dem Weg in die digitale Kommunikation. Mit seinen Kunden entwickelt er Kommunikationsstrategien, schult Mitarbeiter und hilft dabei, die nötige Kompetenz inhouse aufzubauen. Das Ziel: Die individuell wichtigen Menschen zu erreichen, Gespräche zu initiieren und tragfähige (Kunden) Beziehungen aufzubauen.

Kommentare zu diesem Artikel

Tina  |   23. Februar 2016 um 09:16 Uhr

Word! Vielen Dank für diesen mehr als empfehlenswerten Beitrag! Den sehe ich mal als sinnvolle Ergänzung zu meinen “Köchen” an, die Ihre Gäste haufenweise mit vollen Tellern zuschütten 😉 Nein im Ernst, als ich den Beitrag: “Wenn soziale Netzwerke Schlemmeroasen wären”, hatte ich mich sehr über viele Automatenposter aufgeregt, die Hootsuite gnadenlos vollfüttern und nicht wissen, was sie da eigentlich tun!

Klar, bei Twitter kann man viele Leute einfach stumm schalten, aber das ist eigentlich nicht Sinn und Zweck von gesundem Netzwerken.
Viel schlimmer kommt es dann noch, wenn Beiträge von den AutomatenTools gleichzeitig die Fanseite, Twitter und Google+ belagern..

Wenn automatisiert gepostet wird, muss man mit Rückmeldungen rechnen, die relativ zeitnah beantwortet werden sollten. Das wiederum bekommen viele User einfach nicht hin.
Ich selber hatte mal einen Test gestartet, um herauszufinden, wie meine Kontakte darauf reagieren, wenn ich innerhalb von 24 Stunden jede Stunde einen Tweet “raushaue”! Fazit: Ich habe einige Kontakte verärgert und beinahe auch sehr wertvolle Kontakte verloren.
Obwohl ich Hootsuite in der Premium Version nutze, achte ich sehr darauf, dass Automation nicht zur Gewohnheit wird.

Es geht eben nichts über wertvollen Austausch in Echtzeit!
LG Tina

Christian Müller  |   23. Februar 2016 um 09:23 Uhr

Hallo Tina,

danke dir für deinen Kommentar. Auf Twitter nutze ich selbst sogar ganz bewusst Buffer, um die lesenswerten Artikel entzerrt zu posten, nutzerfreundlich eben. Auf allen anderen Kanälen, die nicht so kurzlebig sind, poste ich dagegen bewusst händisch.

Danke für deine Ergänzung und den kurzen Erfahrungsbericht. Bei Automatisierung gilt ebenso wie bei Kommunikation an sich: Nicht alles was geht ist auch sinnvoll.

Gruß,
Christian

Mirko Lange  |   24. Februar 2016 um 05:00 Uhr

Hallo Christian,

danke für die Erwähnung von Scompler. Und du hast wohl recht, dass Scompler für den hier geschilderten Fall zu komplex ist. Das wäre so, als ob man sich ein Auto anstatt eines Kofferradios kaufen würde – nur weil das Auto auch ein Radio eingebaut hat 😉

Na ja, vielleicht kein gelungener Vergleich. Aber ich wollte sagen, dass Scompler in keiner Weise als “Automatisierungstool” für das automatische Posten von Social Media Tools gedacht oder als Alternative für Hootsuite oder Buffer gedacht war 🙂

Wir nennen Scompler ein Tool für “Strategisches Content Marketing”, mit dem man Content Strategien erstellen und dann den Content planen, im Team produzieren, publishen, bewerben und dann die Ergebnisse analysieren kann. Es ersetzt also zunächst den Excel Redaktionsplan, und den Redaktionskalender und den Themenplan, und dann ist es ein Kollaborationstool, man steuert damit die Produktions- und Freigabe-Prozesse und man hat alle Medien in dem Tool anstatt in Dropbox, und vieles, vieles mehr.

Und ja, man kann damit auch automatisiert posten. Aber richtig ist eben auch: Von der Idee von Scompler macht das vielleicht einige wenige Prozent von dem aus, was Scompler sein soll 🙂

Also nicht als Kritik an diesem Beitrag, der ist gut und wichtig. Nur zur Einordnung. Zu sagen, Scompler wäre ein “komplexes Automatisierungstool” trifft es nicht ganz. Wenn jemand aber nicht nur automatisiert posten will, sondern eben auch seine Themen- und Redaktionsplanung darin machen will, dann ist es natürlich komplexer als Hootsuite – aber mit Hootsuite geht das eben gar nicht.

Liebe Grüße

Mirko

Christian Müller  |   24. Februar 2016 um 21:35 Uhr

Hallo Mirko,

da stimme ich dir völlig zu, Scompler ist sehr viel mehr als ein Planungstool. Im Video mache ich auch deutlich, dass ich es bei meinen Kunden für die Abbildung des gesamten Redaktionsprozesses einsetze. Die Nutzung wird peu a peu strategischer. Scompler kann so ganz gut der Heranführung an langfristige und strukturierte Redaktionsarbeit dienen.

Gruß,
Christian

Annette Schwindt  |   24. Februar 2016 um 10:35 Uhr

Lieben Dank fürs Weiterempfehlen meines Listen-Artikels! 🙂

Leider erlaubt Facebook das Benutzen von Interessenlisten inzwischen nur noch einseitig. Heißt: Seiten hinzufügen geht nicht mehr auf der betreffenden Seite, sondern nur noch über Liste bearbeiten. Schätze mal, dass da über kurz oder lang was Neues auf uns zu kommt…

Christian Müller  |   24. Februar 2016 um 21:33 Uhr

Hallo Annette,

danke dir für den guten Beitrag. Ich hoffe, dass Facebook in Sachen Listen wieder etwas tut. Die Funktion war in ihrer alten Form sehr praktisch, vielleicht kommen da ja Neuerungen.

Gruß,
Christian

Manuela Seubert  |   1. März 2016 um 22:39 Uhr

Hallo Christian,

vielen Dank für die Empfehlung meines Beitrags zu Twitterlisten.

Deinen Beitrag werde ich gern – u. a. demnächst über Hootsuite 😉 – in meinen Netzwerken teilen; er macht Ziele, Vor- und Nachteile der Automatisierung sowie die trotzdem noch nötige Social-Media-Handarbeit klar.

Besten Gruß
Manuela

Peter  |   15. März 2016 um 22:08 Uhr

Interessante Seite! Bin über eine andere blogger-seite hier gelandet und habe mal ein bookmark gesetzt 🙂

Ohne Twitter wäre alles doof! #Twitterundich  |   21. April 2016 um 15:07 Uhr

[…] Beitrag von Christian Müller verweisen, wann es wirklich sinnvoll ist, zu automatisieren: ⇒ Sinnvolle Automatisierung für Social Media: Praxistipps und Tools. […]

Mathias  |   22. April 2016 um 15:54 Uhr

Hallo Christian,

Wow! Der Artikel ist gut gelungen.
Mir gefällt die Aufteilung der Risiken, Vorzüge und die Benennung hilfreicher Tools.

Aus meiner Sicht ist die Automatisierung von Social Media Kanälen hilfreich und sinnvoll.
Allerdings darf man “Automatisierung” nicht mit “Autopilot” verwechseln!
Am Ende sollte immer ein Mensch, die letzte Kontrolle haben.

Viele Grüße,
Mathias

[…] gewählt werden.   Hierzu kann ich den Beitrag von Christian Müller von sozial-pr empfehlen: Sinnvolle Automatisierung für Social Media: Praxistipps und Tools. […]

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