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19.07.2012 Von: Christian Müller Lesedauer: 5 Minuten

Die Produktivitäts-Lüge – So bekommt Ihr garantiert nichts geregelt

„In den letzten vier Wochen habe ich dutzende Tools und Systeme getestet, trotzdem habe ich meine Aufgaben nicht im Griff. Das kann doch nicht sein!“ – Dieser Satz ist Teil einer E-Mail, die ich vor einigen Wochen von einem meiner Coachees erhalten habe*. Er beschreibt ein Problem, dass Ivan Blatter – seines Zeichens Anti-Zeitmanagement-Coach und Organisationsberater – vor kurzem auf seinem Blog behandelt hat: Zu viele Tools verhindern ein produktives und organisiertes Arbeiten. Viel hilft eben nicht immer viel, sondern ist manchmal der beste Weg, sich selbst auszubremsen und garantiert nichts geregelt zu bekommen. Das könnt Ihr jedoch problemlos verhindern.

Die Situation

Der Einfachheit halber nehme ich den oben genannten Coachee als Beispiel. Der junge Mann – ich nennen ihn hier mal Alex (nicht sein richtiger Name) – studiert Jura, arbeitet parallel 20 bis 30 Stunden die Woche und betreibt einen Wettkampf-Sport. Ein gewaltiges Pensum, das er mittel- und langfristig reduzieren muss. Doch kurzfristig geht es ihm darum, seine zahlreichen Aufgaben ordentlich zu organisieren und sich einen Überblick über seine Verpflichtungen zu verschaffen.

Das Problem

Da beginnt dann das eingangs erwähnte Problem, denn Alex hat – wie ich auch – einen ausgeprägten Spieltrieb in Bezug auf Technik, Tools und Gadgets. Eine neue App ist erschienen? Alex probiert sie natürlich sofort aus, oft bekomme ich von ihm seine ersten Eindrücke geschildert, bevor ich überhaupt dazu gekommen bin, mir die App selbst anzuschauen.

Alex entdeckt so zwar den einen oder anderen Geheimtipp, blockiert sich damit jedoch gleichzeitig selbst. Denn er gehört zur zweiten Kategorie, die Ivan Blatter in seinem Artikel beschreibt.

Häufig beobachte ich eine der beiden Varianten, mit Zeitmanagement-Tools umzugehen:

1. Die einen nutzen, was halt grad so da ist. Die eine Aufgabe steht dann in Outlook, die Telefonnummer des Kunden auf einem Notizzettel, die geniale Idee auf der Serviette.

2. Die anderen nutzen (zu) viele Werkzeuge. Ich habe Kunden, die kennen mehr Tools und Apps als ich. Leider nutzen sie sie auch. “Leider”, denn sie verzetteln sich heillos. Die eine Aufgabe steht in der App, die Idee im MindMapping-Programm, die andere Idee aber in der Datenbank, die nächste Aufgabe wiederum in Outlook.

Bei beiden Varianten ist das Ergebnis: Verzettelung.

Sowohl bei der Einteilung der Kategorien als auch beim Fazit kann ich Ivan Blatter defintiv zustimmen. Alex gehört eindeutig zur zweiten Kategorie, denn er probiert einfach alles aus, was er in die Finger bekommt.

Die Lösung

Inzwischen hat sich das jedoch geändert, denn eine der ersten Maßnahmen im Coaching war, die Tools auf ein Minimum zu reduzieren. Diese Strategie ist – bei mir – immer der Ausgangspunkt einer jeden Organisationsumstellung: Es werden maximal drei Tools ausgewählt, mit denen sich alle anfallenden Aufgaben bewältigen und verwalten lassen. Dieses Minimal-System wird dann vier Wochen lang eingesetzt, danach ziehe ich gemeinsam mit dem Coachee ein Fazit. Im Anschluss wird das System – falls nötig – um ein Tool erweitert oder die bestehenden Tools werden ausgetauscht. Es wird immer nur eine Veränderung auf einmal umgesetzt. In vielen Fällen bleibt es jedoch bei dem zuerst eingesetzten Minimal-System. Viele Coachees sind erstaunt, mit wie wenig Aufwand sie ihre Aufgaben geregelt bekommen.

Das Prinzip

Warum das funktioniert? Ganz einfach: Menschen sind anpassungsfähig und auch wenn ein Minimal-System nicht alle Anforderungen perfekt abdeckt, werden die einzelnen Tools dabei konsequent genutzt. Bei täglicher Anwendung lernen die meisten Coachees schnell, sich mit den Eigenheiten und Grenzen der Tools zu arrangieren und diese zu umgehen.

Bei Alex bestand das Minimal-System aus einem Notizbuch für die tägliche To-Do-Liste, der App Any Do als Aufgabenspeicher und seinem Google Kalender. Diese drei Tools haben zu Beginn hervorragend funktioniert und ihm dabei geholfen, sein Chaos in den Griff zu bekommen. Nach den ersten vier Wochen kam dann noch Evernote dazu und das Notizbuch wurde – im zweiten Schritt – gegen einen Livescribe Smartpen und einen entsprechenden Block ausgetauscht. Mit diesem System fährt Alex seit einigen Wochen wunderbar. Wir stimmen zwar immer wieder neue Nutzungsmöglichkeiten ab, doch der Kern seines Systems steht damit.

Die Nebenwirkungen

Interessanterweise ist Alex Spieltrieb deutlich zurückgegangen. Wie bei vielen anderen, resultierte dieser auch bei Alex offensichtlich zum Teil aus der latenten Unzufriedenheit mit seinem bestehenden System. Das er mit seiner aktuellen Konstellation zufrieden ist, hat der Drang, etwas Neues auszuprobieren, spürbar nachgelassen.

Sofort-Maßnahmen

Für Euch bedeutet das konkret:

Wie Ihr Euch vorstellen könnt, bin ich der Meinung, dass eine solche Umstellung am besten mit der Unterstützung Dritter gelingt. Das muss nicht unbedingt ein Coach sein, auch Freunde oder Familie – die sich mit dem Thema auskennen – können hier helfen. Dass die Arbeit mit einem Coach aus meiner Sicht einige Vorteile hat – weitgehend objektive Einschätzung der Situation, Erfahrung mit den Umstellungsprozessen, Kenntnisse verschiedenster Apps, fachlicher Hintergrund und andere – versteht sich von selbst.

Viel Erfolg!

*Natürlich habe ich im Vorfeld das Einverständnis von Alex eingeholt, ob ich seine Situation – anonymisiert – als Fallbeispiel verwenden darf. Er hat diesen Artikel vor der Veröffentlichung gegengelesen und sein Okay gegeben. Danke Dir dafür, Alex.

Porträt Christian Müller

Christian Müller

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Christian unterstützt als Kommunikationsberater Soziale Einrichtungen, Bildungsträger, KMU und Start Ups auf dem Weg in die digitale Kommunikation. Mit seinen Kunden entwickelt er Kommunikationsstrategien, schult Mitarbeiter und hilft dabei, die nötige Kompetenz inhouse aufzubauen. Das Ziel: Die individuell wichtigen Menschen zu erreichen, Gespräche zu initiieren und tragfähige (Kunden) Beziehungen aufzubauen.

Kommentare zu diesem Artikel

Ivan Blatter  |   20. Juli 2012 um 08:02 Uhr

Danke für den spannenden Artikel und die Links auf meine Webseite!

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