Gefährliche To-Do-Listen: Länger ist nicht besser

Mein Verhältnis zu To-Do-Listen darf getrost als ambivalent bezeichnet werden. Einerseits probiere ich gerne die verschiedensten Tools – egal ob elektronisch oder analog – aus und studiere die Handhabung bis ins Detail. Andererseits verliere ich nach wenigen Wochen die Lust an einem Tool und wechsle zum nächsten. Das wäre ja gar nicht mal so schlimm, wenn sich die Listen problemlos umziehen lassen würde. Genau das ist jedoch oft nicht ganz einfach, daher habe ich seit mehreren Monaten ein Basis-Tool – Workflowy – in dem ich primär arbeite. Ein grundlegendes Problem von To-Do-Listen kann jedoch auch Workflowy nicht lösen: Sie werden tendenziell immer länger. Das ist nicht nur unproduktiv, es ist auch belastend und gefährlich.

Bei papierbasierten To-Do-Listen sind die Probleme ab einer gewissen Länge offensichtlich: Die Punkte passen nicht mehr auf ein Blatt, die Liste wird unübersichtlich, Aufgaben gehen unter oder werden vergessen und eine vernünftige Verwaltung ist praktisch unmöglich. Was sich jetzt vielleicht nach Negativ-Argumenten gegen Papier-Planer anhört, beschreibt tatsächlich eine der größten Stärken dieser Systeme: Papier und Stift zwingen den Nutzer dazu, To-Do-Listen in einem überschaubaren Rahmen zu halten. Elektronische Lösungen tun das leider nicht.

Unabhängig vom eingesetzten Programm ist es bei elektronischen To-Do-Listen extrem einfach, immer neue Aufgaben hinzuzufügen. Die Verwaltung und das Wiederfinden von Aufgaben sind dabei problemlos möglich, die meisten Tools haben dafür Such- und Planungsfunktionen eingebaut, die meisten bieten auch eine Kalender-Integration an.Das eigentliche Problem liegt jedoch in der schieren Zahl der Aufgaben. Bei Coachees habe ich schon Aufgaben-Listen mit weit über 200 Punkten gesehen – da wurde mir dann ein klein wenig anders zumute.

Masse ist nicht Klasse, sondern Last

Der oben stehende Tweet von @jknightofthepen hat mich nicht nur zu diesem Artikel inspiriert, er stellt auch das Problem zu langer To-Do-Listen plastisch dar. Eine große und stetig wachsende Zahl unerledigter Aufgaben kann zwar die Sicherheit geben, wirklich alles aufgeschrieben zu haben. Doch gleichzeitig wird dieser virtuelle Stapel vielen Menschen unbewusst im Gedächtnis bleiben.

Nicht wenige meiner Coachees fühlen sich durch große Aufgaben-Listen gestresst – ohne es jedoch bewusst wahrzunehmen. Sie wundern sich dann über ständig empfundenen Leistungsdruck, Konzentrationsschwäche und Schlafstörungen, ohne den Grund finden zu können. Zugegeben, das sind Extremfälle, doch der Grundsatz bleibt: Lange To-Do-Listen können schnell zur Belastung werden.

Regelmäßig ausmisten und priorisieren

Es gibt zwei Methoden, mit denen ihr Eure Aufgabe-Liste nachhaltig begrenzen könnt: Mistet Eure To-Do-Liste erstens regelmäßig aus und ordnet sie zweitens klar nach Prioritäten. Wenn eine Aufgabe das dritte oder vierte Mal ans Ende der Liste rutscht und eine geringe Priorität erhält, solltet ihr sie gleich ganz streichen. Das gilt auch für Aufgaben, die sich im Lauf der Zeit erledigt haben.

Wie lang sind Eure To-Do-Listen denn so?