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17.12.2012 Allgemein Von: Christian Müller 1 Kommentar

Persönliche Organisation: 10 Tipps für die optimale To-Do-Liste

Ihr seid Student, Arbeitnehmer oder Freelancer? Lasst mich raten: Ihr habt zahlreiche Aufgaben zu erledigen und müsst verschiedene Projekte gleichzeitig im Auge behalten und nutzt dafür – neben anderen Methoden – eine To-Do-Liste. Richtig? Dann habe ich heute zehn Tipps für die Gestaltung Eurer To-Do-Liste für Euch. Denn so einfach eine Aufgabenliste auch erstellt sein mag, für die effiziente Gestaltung solltet ihr einiges beachten.

Mir ist klar, das sich einige von Euch jetzt fragen, was man um alles in der Welt bei einer To-Do-Liste falsch machen kann. Das Prinzip ist doch wirklich denkbar einfach: Aufgaben werden in einer oder mehreren Listen gesammelt, vielleicht noch nach Kontexten oder Projekten sortiert und dann nach und nach erledigt. Soweit zur Theorie, doch in der Praxis ist das eben keineswegs so einfach.

In vielen Coachings habe ich To-Do-Listen gesehen, die über verschiedene Notizbücher verteilt und mehrere Seiten lang waren. In einigen Fällen wurden die Aufgaben zu einem Projekt sogar analog und digital gesammelt – allerdings ohne diese beiden Listen wirklich aufeinander abzustimmen. Mancher Klient nutzt statt einer To-Do-Liste seinen Kalender für die Aufgabenverwaltung wundert sich dann, dass er Termine vergisst und manche Aufgaben untergehen.

Oft reichen einfach Prinzipien

Aus solch unorganisierten Listen kann in kürzester Zeit ein veritables Chaos entstehen, das dann nicht nur verpasste Termine, sondern im schlimmsten Fall auch verlorene Aufträge und Kunden zur Folge hat. Doch auch Studenten, deren Existenz nicht unbedingt vom Grad ihrer Organisation abhängt, machen sich selbst das Leben mit chaotischen To-Do-Listen schwer. Ständiger Termindruck, das Gefühl, garantiert etwas vergessen zu haben und verpasste Deadlines erzeugen Stress, der definitiv selbstgemacht und unnötig ist.

Damit ihr Eure To-Do-Liste besser im Griff habt, reicht die Anwendung der folgenden 10 Tipps aus.

1. Aufteilung
Bevor ihr mit Eurer To-Do-Liste beginnt – oder wenn ihr sie neu aufsetzt – sollte ihr die Aufteilung klar festlegen. Ob ihr dabei nach Kontexten, Projekten oder anderen Kriterien sortiert, liegt ganz bei Euch. Ihr müsst Euch jedoch für ein System entscheiden.

2. Tools
Mindestens ebenso wichtig wie eine klare Aufteilung sind die eingesetzten Tools. Hier gilt: Nutzt was Euch am besten liegt. Wenn ihr mit Papier schneller und flexibler arbeiten könnt, schnappt Euch ein Notizbuch und legt los. Sind Smartphone und Apps eher Euer Ding, dann greift ihr eben dazu.

3. Orte
Zugegeben, die Bezeichnung „Orte“ ist hier etwas irreführend. Gemeint sind damit die Programme und Notizbücher, in denen ihr Eure Aufgaben sammelt. Bei vielen Menschen lassen sich – sei es auf Grund der Arbeitssituation oder anderer äußerer Umstände – mehrere Orte nicht vermeiden. Grundsätzlich spricht auch nichts dagegen, beispielsweise eine Applikation und ein Notizbuch parallel zu verwenden. Doch dann müsst ihr die Aufgaben beider Listen aufeinander abstimmen. Und zwar fortlaufend.

4. Konsequenz
Alle analogen und digitalen Tools haben eines gemeinsam: Sie können ihre Stärken nur ausspielen, wenn ihr sie konsequent über einen längeren Zeitraum einsetzt. Vor allem für Menschen mit großer Neugier oder einem starken „Spieltrieb“ kann das der entscheidende Punkt sein.

5. Training
Bevor ihr ein neues oder überarbeitetes System bei einem großen und wichtigen Projekt zum Einsatz bringt, solltet ihr Erfahrungen damit sammeln. Idealerweise nutzt ihr dazu kleinere Projekte und alltägliche Aufgaben als Übungsfeld. So könnt ihr Schwachstellen Eurer To-Do-Liste erkennen und beheben, bevor diese kritisch werden.

6. Länge
Um Eure To-Do-Liste dauerhaft produktiv einsetzen zu können, solltet ihr über eine Längenbeschränkung nachdenken. Der Grund: Stetig wachsende Listen werden früher oder später unübersichtlich und sind im Alltag nicht mehr zu gebrauchen. Aufgaben gehen so zwangsläufig verloren.

7. Schlagworte
Das Arbeiten mit Schlagworten ist für eine effiziente To-Do-Liste nicht zwingend notwendig, kann jedoch hilfreich sein. Wenn ihr Schlagworte einsetzen wollt, müsst ihr Euch auch hier im Vorfeld Gedanken über das dahinterstehende System machen.

8. Durchsicht
Um wirklich alle Aufgaben Eurer Liste zu erfassen und alle wichtigen Projekte im Blick zu behalten, ist eine regelmäßige Durchsicht aller Listen entscheidend. Am besten führt ihr diese mindestens einmal pro Woche durch. Der wöchentliche Rückblick oder die Wochenplanung bieten sich dafür an.

9. Farben
Eher optisch veranlagte Menschen nutzen für die Organisation und Sortierung ihrer To-Do-Listen gerne verschiedenen Farben. Das kann allerdings nur dann funktionieren, wenn wenige Farben zum Einsatz kommen und die verschiedenen Bereiche klar zugeordnet sind. Zu viele Farben wirken schnell verwirrend.

10. Trennung
Auch wenn ihr diesen Tipp wahrscheinlich schon oft gehört habt: Ihr solltet die Verwaltung von Terminen und Aufgaben strikt trennen und dafür verschiedenen Tools einsetzen. Die Kombination von To-Do-Liste und Kalender funktioniert in den seltensten Fällen und führt oft zu Problemen.

Porträt Christian Müller

Christian Müller

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Christian unterstützt als Kommunikationsberater Soziale Einrichtungen, Bildungsträger, KMU und Start Ups auf dem Weg in die digitale Kommunikation. Mit seinen Kunden entwickelt er Kommunikationsstrategien, schult Mitarbeiter und hilft dabei, die nötige Kompetenz inhouse aufzubauen. Das Ziel: Die individuell wichtigen Menschen zu erreichen, Gespräche zu initiieren und tragfähige (Kunden) Beziehungen aufzubauen.

Kommentare zu diesem Artikel

[…] Es klingt vielleicht paradox oder seltsam, doch gerade weil das Chromebook nicht die Leistung meines Thinkpads bietet, gerade weil ich darauf nicht alles machen kann und weil ich meine Arbeitsweise dem Gerät anpassen muss, beflügelt es meine Kreativität. […]

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