Social Media Teams für soziale Einrichtungen

„Social Media Team? Wir wären ja schon froh, wenn wir eine Vollzeitstelle dafür hätten!“ – Diese Reaktion stammt aus einem Inhouse-Workshop für eine soziale Einrichtung, den ich vor kurzem durchführen durfte. Wie bei vielen anderen Projekten dieser Art ging es um den konkreten Einstieg der Einrichtung – angesiedelt im Bereich der Pflege und Betreuung von Menschen mit einer Behinderung – in die Social Media.

Natürlich kam auch das Thema des Personalbedarfs zur Sprache – und damit das perspektivisch nötige Social Media Team. Die eingangs erwähnte Antwort ist meiner Erfahrung nach typisch für die meisten sozialen Einrichtungen. Oft gibt es für den Kommunikationsbereich nur eine halbe Personalstelle. Bei Einrichtungen, die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation ernst nehmen, ist im besten Fall eine ganze Personalstelle eingeplant.

Doch von einem Team für Öffentlichkeitsarbeit und/oder Social Media sind die meisten Einrichtungen weit entfernt und werden es aufgrund der Ressourcen auch bleiben. Dennoch können Sie auch in Ihrer Einrichtung ein Social Media Team aufbauen – und sollten das auch tun, wenn Sie es mit Kommunikation und Social Media perspektivisch ernst meinen.

Social Media Teams für soziale Einrichtungen sind machbar – mit etwas Budget und der ernsthaften Intention, Social Media und Öffentlichkeitsarbeit dauerhaft professionell zu nutzen.

Social Media Team für soziale Einrichtungen: Engagement und Budget

Ein solides Social Media Team sollte für soziale Einrichtungen meiner Erfahrung nach aus mindestens drei Mitarbeitern bestehen:

1. Einem verantwortlichen Mitarbeiter, dessen Hauptaufgabe Öffentlichkeitsarbeit ist und der alles koordiniert.
2. Einem Mitarbeiter, der neue Themen liefert, Kontakte in der Einrichtung und mit Partnern herstellt.
3. Einem Mitarbeiter, der zusätzlich schreibt und/oder Bilder liefert.

Es versteht sich von selbst, dass ich mit der männlichen Form auch weibliche Mitarbeiterinnen einbeziehe. Die beiden zusätzlichen Mitarbeiter werden in der Regel andere Hauptaufgaben haben und Öffentlichkeitsarbeit und Social Media begleitend unterstützen. Ein wichtiger Hinweis: Das bedeutet nicht, dass die Aufgaben unbezahlt statt finden sollten! Absolut nicht!

Soziale Einrichtungen sollten auch diese Mitarbeiter für die zusätzliche Arbeit bezahlen. Alternativ können sie entsprechend Aufgaben und Arbeitszeit umschichten und den Mitarbeitern den notwendigen Freiraum schaffen.

Die konkrete Betreuung der Kanäle und Netzwerke obliegt natürlich dem Mitarbeiter mit Schwerpunkt Öffentlichkeitsarbeit. Wie in allen Bereichen sollte es auch hier eine Vertretung geben, die die Kanäle im Krankheitsfall betreuen kann.

Doch die zusätzlichen Mitarbeiter erfüllen mehrere wichtige Funktionen, sie…

• … können dabei helfen, zusätzliche Inhalte zu produzieren.
• … neue Themen zu finden und anzugehen.
• … die Akzeptanz der Öffentlichkeitsarbeit und Social Media in der Einrichtung zu erhöhen.
• … Mitarbeiter, Teams und Klienten in die Kommunikation einzubinden.

Wie ich im folgende, etwas älteren, Video erläutere, verfügen soziale Einrichtungen über enormes Potenzial für die Kommunikation – auch in den Social Media. Doch dieses Potenzial liegt primär in ihren Mitarbeitern, die aktiv in die Kommunikation eingebunden werden sollten. Zusätzliche Mitarbeiter im Social Media Team können genau dabei helfen.

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Teams Schritt für Schritt aufbauen

Werden Öffentlichkeitsarbeit und Social Media in einer sozialen Einrichtung ernst genommen, sollte das Social Media Team nach und nach aufgebaut werden. Der Weg zu einem, wachsenden, Team kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

• Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie. Meist ist für den Start externe Beratung und Unterstützung nötig.
• Externe Unterstützung ist auch bei den ersten Schritten sinnvoll. In den ersten Wochen und Monaten kann die Begleitung des zuständigen Mitarbeiters durch externe Dienstleister sinnvoll sein – und sei es nur als Sparrings- und Reflexionspartner.
• Ist der für die Öffentlichkeitsarbeit zuständige Mitarbeiter fit und kompetent – Fortbildungen sollten natürlich weiterhin statt finden – sollte die Suche nach zusätzlichen Mitarbeitern und Unterstützern beginnen.
• Bei der Auswahl sollten sowohl der Mitarbeiter der Öffentlichkeitsarbeit als auch die Einrichtungs- und Teamleitung beteiligt sein. Das macht den Prozess aufwändiger, stellt jedoch sicher, dass nur Mitarbeiter ausgewählt werden, die nicht nur affin, sondern auch gut vernetzt sind und entsprechen entlastet werden können.

Für den Erfolg des Social Media und Öffentlichkeitsarbeitsteams ist es wichtig, dass die gewählten Mitarbeiter auch einrichtungsintern vernetzt und akzeptiert sind. Nur so lassen sich Mitarbeiter aktivieren und die Akzeptanz für die Kommunikation erhöhen.

Social Media Teams sind auch für soziale Einrichtungen sinnvoll und nötig – wenn der Einstieg in die Social Media professionell erfolgen soll. Wird ein Team jedoch als überflüssig betrachtet, sollten sich soziale Einrichtungen ernsthaft die Frage stellen, ob Social Media überhaupt genutzt werden sollen.