VW und die E-Mails: Sinnloser Aktionismus statt Medien- und Informationskompetenz

Zeit Online berichtet heute unter der vielversprechenden Überschrift „Volkswagen verringert Handy-Stress“ von der neuesten Betriebsvereinbarung des Konzerns. Für etwa 1.100 Mitarbeiter soll die E-Mail-Weiterleitung auf die Firmen-Blackberrys eine halbe Stunde nach Feierabend bis zum nächsten Arbeitstag ausgesetzt werden. Die Regelung – die nicht für Manager gilt und laut Zeit Online vom Betriebsrat durchgesetzt wurde – soll den Mitarbeitern eine ungestörte Freizeit und die notwendige Erholung ermöglichen. Klingt erst mal gut und zeigt, dass Volkswagen die E-Mail-Flut und dauernde Erreichbarkeit zumindest teilweise – Anrufe sind weiterhin auch nach Feierabend möglich – als Problem erkannt hat. Doch die jetzt umgesetzte Maßnahme geht leider in eine völlig falsche Richtung und könnte die Situation für die Mitarbeiter sogar noch verschlimmern. Eine echte Lösung sieht definitiv anders aus.

Denn die Flut an E-Mails und die dauernde Erreichbarkeit der Mitarbeiter sind lediglich Symptome eines tiefer liegenden Problems. Dieses lässt sich wie folgt zusammenfassen: Mangelnde Medien- und Kommunikationskompetenz. Die jetzt eingeführte Zwangspause führt lediglich zu einer Verlagerung des Problems. Statt im Feierabend E-Mails zu erhalten, werden die Mitarbeiter dann eben am nächsten Morgen von einem Stapel an eingegangenen E-Mails überrollt und müssen diesen erst sichten und abarbeiten. Auch eine Möglichkeit, Arbeitszeit zu nutzen, wenn auch nicht die effizienteste.

Doch solange weder die Mitarbeiter noch die Führungskräfte eines Unternehmens den Umgang mit dem Kommunikationskanal E-Mail und ihre Erwartungshaltung, jeden immer und überall erreichen zu können – ich überspitze hier bewusst etwas – ändern, ist keine grundlegende Lösung in Sicht. Statt die E-Mail-Weiterleitung zu deaktivieren sollte sich VW eher die Frage stellen: Warum werden so viele E-Mails verschickt? Sind diese alle sinnvoll? Gäbe es bessere Kommunikationskanäle, mit denen Probleme und Fragen schneller geklärt werden könnten? Wie muss die Infrastruktur verändert werden, um die Kommunikation zu erleichtern? Welche Fähigkeiten und Kompetenzen müssten die Mitarbeiter erlernen, um die Kommunikationskanäle sinnvoll und in einem vertretbaren Umfang zu nutzen?

Medien- und Kommunikationskompetenz = gesunder Menschenverstand

Versteht mich nicht falsch, mir ist klar, dass in einem international agierenden Konzern wie VW immer reger E-Mail-Verkehr herrschen wird. Und im Gegensatz zu einigen meiner Kollegen bin ich kein Gegner der E-Mail. Im Gegenteil, ich schätze das Medium für die dadurch mögliche asynchrone Kommunikation, die für viele Themen optimal ist. Doch ein sinnvoller E-Mail-Einsatz ist nur möglich, wenn alle Parteien ihren gesunden Menschenverstand nutzen und mit Bedacht kommunizieren.

Ich selbst bekomme jeden Tag eine hohe zweistellige Zahl von E-Mails, manchmal wird diese sogar dreistellig. Doch viele dieser Nachrichten sind für mich nicht relevant und entstehen beispielsweise deshalb, weil wieder jemand den „An alle antworten“-Button gefunden hat. Eine Randbemerkung: Mit dem Erfinder dieser Funktion würde ich gerne mal persönlich sprechen.

Die Zahl der wirklich wichtigen E-Mails ist vergleichsweise niedrig. Das bedeutet, dass viele E-Mails gar nicht notwendig wären und vermieden werden könnten – wenn beispielsweise andere Kommunikationskanäle zum Einsatz kämen. Ein Telefonat oder ein Skype-Call können eine seitenlange E-Mail-Konversation in wenigen Minuten überflüssig machen. Und Kurznachrichtendienste wie Yammer sind für kurze Fragen oft besser geeignet, als E-Mails.

Das Problem grundlegend angehen

Statt also E-Mail-Weiterleitungen abzuschalten, sollten Unternehmen das Problem an der Wurzel packen und ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit den Medien und Kommunikationskanälen schulen. Doch das allein reicht nicht aus, auch die Kommunikationskultur und die Erwartungshaltung – sowohl der Führungsmitarbeiter als auch der Kollegen untereinander – müssen sich verändern. In manchen Jobs – ein klassisches Beispiel ist der Kundensupport – ist die durchgehende Erreichbarkeit zwar notwendig, doch dann müssen die entsprechenden Schichten mit ausreichend vielen Mitarbeitern besetzt werden und nicht einzelne Mitarbeiter rund um die Uhr erreichbar sein.

Eine grundlegende Veränderung der Kommunikationskultur hin zu gegenseitigem Respekt und Wertschätzung der Zeit und Energie des Gesprächspartners nimmt natürlich Zeit in Anspruch und kann anstrengend sein. Doch das Ergebnis sind zufriedenere und leistungsfähigere Mitarbeiter – und das kann auch den Unternehmen nur recht sein.