Wider den inneren Schweinehund – Eine Erinnerung an die Grundlagen der Selbst-Organisation

Es gibt Augenblicke, in denen stehe ich einfach nur da und denke: „Das ist jetzt nicht wahr! Das ist doch längt Allgemeinwissen.“ Ich könnte es auch kurz als Facepalm-Moment bezeichnen. Vor kurzem hatte ich mal wieder einen solchen Moment. In einer Coaching-Sitzung mit einem Studenten beklagte dieser, dass er viel zu wenig Zeit habe und die Studienleistung schlicht nicht zu schaffen war. Bei genauerer nachfrage stellte sich jedoch heraus, dass es definitiv nicht an zu wenig Zeit lag. Nein, es fehlten einfach nur die absoluten Basics der Selbst-Organisation. Natürlich kannte er diese, doch sie spielten in seinem Alltag keine Rolle, er setze sie nicht um. Da auch andere Studenten dieses Problem kennen, heute eine kurze Erinnerung an die Grundlagen der Selbst-Organisation.

Trennen Sie Termine und Aufgaben

Termine gehören in den Kalender. Punkt. Ob Sie hier auf Papier oder Elektronik setzen, ist komplett Ihre Sache und auch eine Frage der persönlichen Vorlieben. Doch klar ist: Sie brauchen einen Kalender, in dem alle Ihre Termine landen. Ohne haben Sie innerhalb kürzester Zeit ein Problem. Gleichzeitig gilt aber auch: In Ihren Kalender kommen ausschließlich Termine, Aufgaben haben Ihren eigenen Platz.

Hier kommt dann die berühmt-berüchtigte To-Do-Liste zum Einsatz. Auch hier ist das Medium oder Tool zweitrangig, wichtig ist nur, dass Sie eine Struktur finden, die für Sie funktioniert. Das kann die Aufteilung in verschiedene Kontext-Listen wie „Arbeit“, „Verein“, „Familie“ und ähnliches sein, oder die Unterteilung in Tages-, Projekts- und „Eines Tages“-Liste. Hier müssen Sie ausprobieren und Ihr System finden. Ach ja, notieren Sie bitte wirklich alles. Einmal aufgeschrieben, können Sie einen Gedanken zumindest nicht mehr vergessen.

Konsequenz schlägt jedes neue Tool

Wenn Sie ganz einfach beginnen, haben Sie anfangs vielleicht nur einen Kalender und einig Listen. Überraschung: Viel mehr werden Sie nicht brauchen, auch dann nicht, wenn Sie viel mehr Arbeit zu bewältigen haben und schon längere Zeit mit Ihrem System arbeiten. Entscheidend ist, dass Sie bei einem System bleiben. Das geflügelte Wort „Never change a running system“ ist bei der Selbst-Organisation mindestens genau so wichtig, wie bei Computern und anderen technischen Systemen.

Vor allem Technik affine Menschen sind permanent von Ihrem eigenen Spieltrieb bedroht. Denn die Versuchung, hier und da mal ein neues Tool auszuprobieren, ist groß, sehr groß sogar. Das gefühlt täglich neue Organisationsprogramme auf den Markt kommen, macht es dabei nicht unbedingt leichter. Widerstehen Sie Ihrem Spieltrieb, sonst sind Sie ganz schnell mehr mit dem testen der neuen Tools als mit Ihrer Selbst-Organisation beschäftigt.

Machen Sie Pläne – aber bleiben Sie flexibel

Ja, Sie sollten Ihren Tag, Ihre Woche und Ihre großen Projekte planen. Vielleicht müssen Sie diese nach wenigen Minuten der Realität anpassen. Doch Sie können nur anpassen was Sie haben, ohne einen Basisplan treiben Sie von einer Aktion zur nächsten, effektives Arbeiten sieht wirklich anders aus.

Ihr Ablagesystem – schnell und unkompliziert

Ein Ablagesystem ist unerlässlich und auch im Jahr 2012 werden Sie nicht ganz ohne Papier auskommen – eine Tatsache, die ich sehr bedaure. Legen Sie sich daher ein einfaches Archiv an. Dieses kann alphabetisch, zeitlich oder thematisch geordnet sein. Einfachheit ist hier Trumpf, denn so bald Sie länger als fünf Minuten brauchen, um etwas abzulegen, werden Sie es wahrscheinlich „später“ tun – und es erst mal auf Ihren – ständig wachsenden Staple legen. „Später“ wird nie kommen.

All das sind wahrlich reine Grundlagen ohne hohen Anspruch. Dennoch halte ich es für wichtig, hin und wieder an diese einfachen Prinzipien erinnert zu werden. Vielleicht finden diese dann tatsächlich ihren Weg (zurück) in die tägliche Selbst-Organisation.