Wie lösen wir bei sozial-pr den Tooldschungel und das Organisatioschaos? So viel können wir verraten: Das klappt vor allem im Team und mit viel Evaluation.
Herzlich willkommen zu Kiras und Alex‘ Kommentar- und Meinungsreihe im sozial-pr-Blog.
Wir probieren uns mit diesem Format noch aus und wollen interessante Themen und Artikel aus dem Netz oder Dinge, die uns einfach umtreiben, mit Euch teilen – alles rund um Social Media.
Damit Ihr wisst, worauf Ihr Euch hier einlasst, hier ein paar grundsätzliche Infos:
1) Das ist ein reines Meinungsformat, d. h.: Der Titel ist Programm, wir nehmen hier kein Blatt vor den Mund und sagen unsere persönliche und manchmal vielleicht ungeschönte Meinung. Dabei wollen wir konstruktiv und professionell bleiben, das ist unser oberstes Ziel.
2) Wir wollen hier weder provozieren noch propagieren. Wenn Euch unsere Meinung mal nicht gefällt, ist das schade, aber völlig in Ordnung, denn wir haben nicht den Anspruch jemandem nach dem Mund zu reden. Unterschiedlicher Auffassung zu sein, ist einer der wichtigsten Faktoren, die uns zu Individuen machen. Wenn Ihr also mal nicht so sehr mit unserem Kommentar mitgehen könnt, nehmt es als Ausdruck unserer Einzigartigkeit und versucht das nächste Mal wieder unvoreingenommen reinzulesen. Das würde uns freuen.
3) Wenn Ihr Lust habt mit uns auf eine konstruktive und professionelle Weise über ein Thema zu diskutieren, freuen wir uns darüber. Kontaktiert uns in den Kommentaren oder über die sozialen Medien von sozial-pr.
Wir wünschen Euch viel Spaß beim Lesen und hoffen, unser neues Format wird einen festen Platz in Eurer Leseliste einnehmen.
Chaos im Kopf – wie sortieren wir unseren Tooldschungel und Organisationschaos? – ein Kommentar von Kira
Tooldschungel und Organisationschaos ist vielleicht etwas dick aufgetragen, wenn ich ehrlich bin. Die meiste Zeit komme ich eigentlich ganz gut mit den Tools klar, die wir haben.
Aber eine Sache musste ich feststellen. Es ist völlig egal wie organisiert man ist, manchmal machen die äußeren Einflüsse genau diese Organisation komplett zunichte. Und genau hier sind meine Stellschrauben, an denen ich echt gerne mehr arbeiten würde.
Aber warum machen die Tools mir nichts aus? Und warum ist gerade die interne Organisation manchmal so unglaublich schwierig?
Manchmal sind weniger Tools eben doch mehr Tools
Die Sache mit den Tools ist schnell und einfach beantwortet. Wir sprechen uns im Team gemeinsam ab, was wir an Tools brauchen, und mittlerweile schmeißen wir Tools auch gnadenlos raus, wenn wir merken, dass der Bedarf schlicht nicht mehr vorhanden ist.
Breche ich alle Tools runter, die ich wirklich aktiv für meine Arbeit nutze, kann ich die glaube ich an einer Hand abzählen. Und das Wichtigste ist, jedes Tool erfüllt einen Zweck. Erkenne ich beim Evaluieren des Tools – und ich kann an dieser Stelle nur raten so eine Evaluation einmal im Quartal zu machen – den Sinn und Zweck des Tools nicht mehr, landet es bei mir unglaublich schnell auf der Abschussliste. Tools kosten in aller Regel Geld. Geld, das wir also sparen können. Das macht das Sortieren der Tools glaube ich für uns relativ einfach. Das Stichwort ist hier jedoch vor allem konsequentes Handeln. Bleibt an der Evaluation dran, fragt euch: Wie oft benutze ich ein Tool, benutze ich es überhaupt noch? Ist die Funktion in einem anderen Tool integriert.
Ich bin mir ziemlich sicher, ihr werdet merken, dass der Tooldschungel, dann ein kleiner von euch gepflegter Garten wird. So ist es in jedem Fall bei mir.
Schwieriger wird es da schon mit der internen Organisation.
Wenn das Chaos lauter ist als die Ordnung
Natürlich haben wir auch für diese Zwecke ein Tool. MeisterTask kann schon ein kleines Wunderwerk sein. Doch das Problem bei mir ist oft gar nicht mal das Tool, sondern der Arbeitsalltag, der mich dieses wertvolle Tool vergessen lässt. Würde ich konsequent mit dem Tool arbeiten, dann wäre ich so super organisiert, wie ich es privat ebenfalls bin.
Ich hasse es unorganisiert zu sein. Ich plane gerne vieles durch und daher ärgert es mich umso mehr, dass genau dieser Faktor bei der Arbeit auf einmal für mich zu einer unglaublich hohen Hürde wird. Manchmal ist es leicht zu sagen, dass der oder die Kund*in nun mal dazwischenkam und der oder die Kund*in Vorrang hat. Aber auf Dauer funktioniert die Ausrede eben auch nicht.
Mittlerweile arbeite ich bewusst daran, meine Aufgaben in MeisterTask auch wirklich umzusetzen, aber viel zu schnell rutsche ich selbst wieder in das Muster zurück frei Schnauze zu organisieren und ehrlicherweise klappt das wirklich nur in einem kleinen Rahmen. Und der Rahmen ist so klein, dass ich noch immer darauf warte, wann mein Lernprozess, dass MeisterTaks mir hilft meine Arbeit sortiert anzugehen, wirklich sitzt.
Doch auch hier gibt es für mich gute Hilfestellung.
Im Team geht alles leichter
Natürlich hängt die eigene Organisation nicht nur von einem einzigen Tool ab, sondern auch mit den internen Prozessen und dem Arbeiten mit den Kollegen zusammen.
Wir haben lang und viel daran gearbeitet solche Prozesse zu optimieren und die Schwächen der Personen zumindest im Blick zu haben, damit man sich gegenseitig auf bestimmte Prozesse auch einfach aufmerksam machen kann.
Aber das ist selbstredend nicht vom Himmel gefallen. Das hat alles einen gewissen Werdegang gebraucht. Prozesse etablieren wollen und sie umzusetzen sind nun mal ebenfalls zwei verschiedene paar Schuhe.
Und ehrlicherweise klappen gewisse Prozesse bei dem einen besser als bei dem anderen. Und hier greift unser Teamwork.
Wir unterstützen uns gegenseitig und auch hier halten wir pro Quartal ein Meeting ab, wo wir genau diese Prozesse, die wir für die Ordnung haben, einmal durchspielen und darüber sprechen, was gut oder schlecht läuft.
Natürlich kann es schon mal vorkommen, dass zwei Mal hintereinander eine Person bei uns Probleme mit dem gleichen Prozess hat. Aber darüber reden hilft, es dennoch nicht schleifen zu lassen. Am Ende zählt vor allem, dass man in kleinen Schritten an der Optimierung arbeitet und im Zweifel auch die Kollegen darin einbindet.
Mir persönlich hilft das enorm, denn so kann ich an mir arbeiten und optimieren, was nicht so gut läuft.
Das Organisationschaos ist ein stetiger Prozess
Ihr könnt euch anhand der Überschrift denken, was ich als mein eigenes kleines Fazit zum Thema organisiertes Arbeiten habe. Es gibt nicht die eine Lösung, die alles sofort besser macht und schwupp ist man der organisierteste Mitarbeiter aller Zeiten. Im Gegenteil, gerade solche Prozesse muss ich immer und immer wieder angehen und neu optimieren. Oft auch einfach auf die gerade vorliegenden Begebenheiten anpassen. Ist das manchmal frustrierend, gerade wenn man merkt, dass man in alte Muster zurückfällt? Ja, das ist es. Freut man sich darüber, wenn man es aber dennoch schafft einen Prozess im Kleinen dauerhaft zu verbessern, eben weil man mit Kollegen und anständigen Strukturen daran gearbeitet hat? Aber sowas von.
Wir bei sozial-pr beraten sehr oft Kunden zu genau solchen Themen, wie Organisationsstruktur und Prozesse, die erarbeitet werden müssen und vielleicht liest ein*e Kund*in gerade meinen Kommentar mit, dann lasst euch gerne gesagt sein: Ja wir beraten euch gerne und gut darin, aber am Ende des Tages sind auch wir nur Menschen, die genau wie ihr an den gleichen Stellschrauben arbeiten müssen. Vielleicht machen wir es hier und da schon ganz gut, aber verbessert werden muss es in jedem Fall. Ich hoffe mein Kommentar konnte deutlich machen, dass gerade zum Thema Organisation selten ein Meister direkt vom Himmel fällt. Es ist Arbeit und manchmal auch einfach eine richtig doofe Arbeit, die aber sein muss!
Chaos im Kopf – wie sortieren wir unseren Tooldschungel und Organisationschaos? – ein Kommentar von Alex
Sind auf deinem Smartphone auch unzählige Apps, die du nur ab und an oder sogar gar nicht nutzt? So geht es wohl vielen. Im privaten Bereich hat man für eine Funktion eine App und für die nächste eine andere.
Was ich im Privaten nicht unbedingt als störend empfinde, regt mich auf der Arbeit häufig auf. Jedes Mal, wenn ich mich an den Computer setze, muss ich erstmal zehn Fenster öffnen, bei dem einen oder anderen Tool noch anmelden und bei den ganz kritischen sogar die Zwei-Faktor-Authentifizierung durchziehen. Schwups, ist eine viertel Stunde rum.
Doch häufig kommen wir bei der Arbeit eben nicht um diesen Tooldschungel herum. Als es uns langsam über den Kopf wuchs, stellten wir klare Regeln auf. Und egal ob du, genau wie ich, das Glied einer Team-Kette oder eine One-Man-Show bist, grundsätzlich funktioniert das Überleben im Tooldschungel immer gleich.
Ist das nützlich oder kann das weg?
Die folgenden Fragen haben wir uns gestellt, um etwas Ordnung ins Chaos zu bringen. Wenn du dich ebenfalls fragst, wie du deine Arbeit vereinfachen kannst, dann würde ich dir raten, damit anzufangen:
- Welche Tools habe ich? – Mach eine genaue Liste und notiere dir auch, wie viel du für dieses Tool monatlich ausgibst. Tools und Programme, die du nur einmal gezahlt hast, sollten gesondert aufgeführt werden.
- Welche davon nutze ich und in welchem Umfang? – Eine Evaluation über 2 bis 4 Wochen ist der beste Weg herauszufinden, welche Tools vielleicht völlig überflüssig sind. Die, die du in den letzten 6 Monaten überhaupt nicht genutzt hast, können getrost weg.
- Kann ich Funktionen, von den Tools, die ich nutze, sinnvoll zusammenlegen? – Manchmal ist es so, dass wir von einem Tool nur eine wichtige Funktion nutzen und einen Großteil der Funktionen überhaupt nicht brauchen. Schau dir die Tools, die du nutzt, ganz genau an, vielleicht kann das eine oder andere Programm einiges mehr und du könntest ein anderes Tool dafür streichen. Das spart dir Zeit und schont dein Portemonnaie.
Tipp: Es lohnt sich regelmäßig über die Liste zu schauen und eine neue Bewertung zu treffen. Je nachdem, wie viele Tools du nutzt, kann es einmal im Jahr, im halben Jahr oder im Quartal passieren.
Lerne aus den Erfahrungen anderer – so machen wir es bei sozial-pr
Da wir besonders viele Tools nutzen – immerhin arbeiten wir mit den unterschiedlichsten Kunden*innen zusammen, die viele verschiedene Bedarfe haben –, sprechen wir jedes Quartal darüber, ob noch alle Tools ihre Berechtigung haben. Wenn das nicht der Fall ist, werden Abonnements auch mal kurzfristig gekündigt. Teilweise schaffen wir Tools nur wegen eines Auftrags an, dann wird von vornherein die Laufzeit angepasst.
So gehen wir immer auf Nummer sicher, dass wir nur so viele Tools nutzen, wie es unbedingt notwendig ist. Ich warte aber sehnsüchtig auf den Tag, wo ein einziges Programm den gesamten Workflow integrieren kann. Und das passiert ja teilweise schon heute. Viele Programme bieten Integrationen zu Tools an, die häufig im Zusammenhang genutzt werden. Das erleichtert natürlich vieles enorm.
Und ein letzter Tipp, der auch uns immer wieder hilft: Bevor du ein neues Tool anschaffst, überlege dir genau, ob du es wirklich brauchst. Neues übt einen unwiderstehlichen Reiz aus und manchmal denke auch ich sofort: Cool, das brauche ich! Aber ich lasse mich von diesen Gedanken mittlerweile nicht mehr umgarnen. Wenn du nach einer Nacht drüber schlafen das Interesse nicht verloren hast, ist es das wert, sich genauer mit dem Tool zu beschäftigen. Aber die Anschaffung sollte nur nach reiflicher Überlegung und bei wirklichem Bedarf eine Option sein.
In der Welt zwischen Organisation und Chaos
Nicht nur die Tool-Liste sollte von vornherein organisiert sein. Auch der Workflow an sich bereitet Manchen Kopfzerbrechen. Ja, auch uns immer wieder.
Jede*r in unserem Team hat eine ganz persönliche Art zu arbeiten, seine Aufgaben einzuteilen und Dinge anzugehen. Als wir langsam als Team zusammenwuchsen, stellten wir schnell fest, dass auch hier feste Regeln das Wichtigste sind – für einen selbst und für das Arbeiten im Team.
Wenn du allein arbeitest, dann musst du „nur“ den richtigen Workflow für dich selbst einrichten. Wenn du damit Probleme hast, dann ist es wirklich empfehlenswert eine*n Expert*in um Rat zu fragen. Den richtigen Weg erst mühsam selbst zu erarbeiten kann enorm viel Energie und Zeit fressen.
Manchmal ist es leichter Regeln im Team zu etablieren, da mehrere Köpfe beteiligt sind und auch unkonventionelle Lösungen entstehen können. Aber häufig genug treffen in Teams komplett unterschiedliche Organisationstypen aufeinander und da einen gemeinsamen Weg zu finden, einen der jedem passt, ist dann doch nicht so leicht. Trotz allem würde ich dringend dazu raten, die Zeit zu investieren, um Strukturen und Regeln sauber fest- und abzulegen.
Aller Anfang ist schwer, aber mühsamer ohne Anfang
Feste Strukturen aufzubrechen – besonders wenn sie wild gewachsen sind – ist nicht leicht, aber vertrau mir, es lohnt sich die folgenden drei Schritte anzugehen:
- Alle Prozesse sollten verschriftlicht werden und an einem zentralen Ort für alle Mitarbeiter*innen abgelegt und einsehbar sein – damit ersparst du dir viel Arbeit, z. B. bei der Einarbeitung oder wenn Aufgaben nur unregelmäßig wiederkommen.
- Zentrales Wissensmanagement – ein Team verfügt über einen enormen Wissenspool. Niemand kann alles wissen, deshalb hat sich bei uns jede*r auf einen bestimmten Wissensbereich spezialisiert. Doch was, wenn ein Team-Mitglied auf einmal ausfällt? Eine Sache habe ich in meinem Studium gelernt: Du musst nicht alles wissen, du musst nur wissen, wo es steht. Ein zentraler Wissenspool ist natürlich enormer Aufwand, aber gutes Wissensmanagement erfolgt sowieso nicht über Nacht und sollte ständig gepflegt und erweitert werden.
- Regelmäßige Evaluationen – noch ein Team-Meeting? Ja, Kommunikation nimmt einen wesentlichen Teil eines funktionierenden Teams ein. Und nur der Anfang ist schwer. Sobald alle sich dran gewöhnt haben, reicht es auch, in einer Quartals-, Halbjahres- und irgendwann in einer Jahresreflexion drüberzuschauen.
Wir bei sozial-pr sind ein eingespieltes Team, aber auch jeder einzelne von uns hat seine Schwächen im Arbeitsalltag. Das Tolle ist, dass wir alle unterschiedlich sind und unsere Schwächen durch unterschiedliche Stärken ausgleichen. Was uns besonders macht, ist die Art wie wir gemeinsam denken. Jeder weiß von den Schwachpunkten des anderen – ja, auch das haben wir evaluiert – und unterstützt denjenigen, indem er oder sie z. B. regelmäßig (auch kritisch) nachfragt, wie es damit läuft, den- oder diejenige häufiger an etwas erinnert und vor allem sich mitfreut, wenn Fortschritte beim Überwinden kleiner Hürden gemacht werden. Das macht unser Team zu etwas ganz Besonderem, aber nicht unnachahmlich. 😉
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