Instagram für gemeinnützige Organisationen: Tipps für Eure Praxis

Instagram ist seit Jahren eine beliebte Plattform und unsere Erfahrungen zeigen, sie lässt sich auch in gemeinnützigen Organisationen oder Vereinen sehr gut für die Kommunikation nutzen. Worauf Ihr in der täglichen Arbeit mit Instagram achten solltet und weitere ganz praktische Tipps, verraten wir Euch in diesem Artikel.

Wie können gemeinnützige Organisationen Instagram wirksam nutzen? Und wie gestalten Kommunikator*innen, ob in Vollzeit, Teilzeit oder „nebenher“, die Arbeit ganz praktisch? Jahrelange Erfahrung hat uns gelehrt, dass hier vor allem solide Grundlagenarbeit weiterhilft. Im Folgenden verraten wir Euch, wie Ihr diese Grundlagen wirksam einsetzt und mit ein bisschen zusätzlicher Kreativität das Beste aus dem Instagram-Auftritt Eurer Organisation herausholt.

Instagram-Profil und Grundvoraussetzungen für gemeinnützige Organisationen

Bevor wir in Formate und Themenplanung einsteigen, stehen einige Basics für Euren Instagram Account an. Für Social-Media-erfahrene Kommunikator*innen mögen die kalter Kaffee sein. Wir empfehlen Euch trotzdem einen kurzen Blick auf diese Einstellungen und Punkte zu werfen. Gerade weil es Grundlagen sind, sind sie sehr wichtig.

Hier eine kurze Checkliste der wichtigsten Einstellungen und Informationen im Profil:

• Nutzt bitte ein professionelles Konto auf Instagram und wählt dort die Kategorie „Gemeinnützige Organisation aus“. Ob Ihr bereits ein professionelles Konto nutzt, seht Ihr in den Einstellungen und dort unter „Konto“. Seht Ihr dort den Punkt „zu professionellem Konto wechseln“, könnt Ihr den Wechsel darüber vornehmen. Seht Ihr dort die Option „Business-Tools und -Einstellungen“ habt Ihr bereits ein professionelles Konto und müsst nichts weiter tun.
• Die Kategorie „Gemeinnützige Organisation“ könnt Ihr dann einstellen, wenn Ihr in Eurem Profil auf „Bearbeiten“ klickt und dort unter „Kategorie“ die Suchfunktion nutzt. Diese Kategorie ist unter anderem für Spendenfunktionen und ähnliches relevant.
• Wenn Ihr gerade beim Bearbeiten Eures Profils seid, achtet bitte darauf, dass Eure Adresse und Eure Kontaktdaten – zu hinterlegen unter „Kontaktoptionen“ – aktuell sind. Recht viele Menschen nutzen diese Daten, um Euch beispielsweise direkt aus der Instagram App heraus anzurufen oder die Routenführung zu Eurem Standort zu starten.
• Bei der Profilbearbeitung könnt Ihr auch den Action-Button anpassen. Hier könnt Ihr beispielsweise die Möglichkeit zur Terminvereinbarung hinterlegen, wenn Ihr das wollt. Ansonsten könnt Ihr den Action-Button auch ungenutzt lassen.
• Bitte füllt Euren Steckbrief mit einem aussagekräftigen Text und eventuell den zwei oder drei relevantesten Hashtags für Eure Kommunikation auf Instagram. Durch den Steckbrief sollten Menschen, die Euch noch gar nicht kennen, auf Anhieb verstehen, was Ihr zu bieten habt.
• Last but not least: Seit einiger Zeit könnt Ihr bis zu fünf Links in Eurem Profil hinterlegen. Das geht einfach unter dem Punkt „Links“. Bitte nutzt diese Möglichkeit, um auf Eure wichtigsten Seiten zu verlinken. Euer Impressum sollte da auch dabei sein.

Die Voraussetzungen für einen aussagekräftigen Steckbrief ist zwar offensichtlich, aber extrem wichtig: Eine klare Kanalbotschaft und Zielsetzung.

Die Frage für die Zielsetzung ist klar: Was wollt Ihr mit Eurer Kommunikation auf Instagram erreichen?

Eure Kanalbotschaft ist die Antwort auf eine andere Frage: Was haben die Menschen davon, Euch auf Instagram zu folgen? Bonusfrage: Was erwartet sie, wenn sie sich Eure Instagram-Beiträge regelmäßig anschauen?

Diese Fragen solltet Ihr spätestens bei der Planung und Strategieentwicklungklären. Die Antwort muss dann auch aus dem Steckbrief in Eurem Instagram Account hervorgehen.

Die Zielsetzung und Kanalbotschaft solltet Ihr natürlich auch für andere Social-Media-Kanäle, wie Facebook, Twitter und andere, klären.

Themenfindung für Instagram

Den Feed mit sinnvollem, aber gleichzeitig unterhaltsamen Content zu füllen, das ist die große Kunst – egal um welchen Kanal es sich handelt. Doch bei Instagram ist der Spagat zwischen Mehrwert für Klient*innen und Interessierte und Unterhaltungsfaktor in der privaten Nutzung noch schwieriger zu überbrücken.

Natürlich gibt es auch in sozialen Organisationen immer wieder Zeiten, wo es viel zu berichten gibt. Es stehen Events an, an denen Ihr teilnehmt? Schon habt Ihr mindestens drei Mal etwas zu posten: Vorbereitung auf das Event, Eindrücke vom Tag selbst und ein Rückblick mit den absoluten Highlights der Veranstaltung. So leicht kann es sein.

Doch es kommen auch Zeiten, die einfach nichts an Material herzugeben scheinen. Dann müsst Ihr auch mal kreativ werden und über den berüchtigten Tellerrand hinwegschauen.

Inspiration finden heißt also die Devise. Diese findet Ihr auf unterschiedlichen Wegen. Ganz klassisch könnt Ihr Euch Eure Konkurrenz anschauen. Natürlich ist kopieren nicht cool, aber Ihr dürft Dinge nehmen und etwas Neues und Eigenes daraus machen.

Auch interne Kommunikation ist bei der Ideenfindung sehr wichtig. Sprecht mit anderen Abteilungen und Kolleg*innen, zieht wahre Geschichten heran oder versucht ein paar Kreativtechniken. Alles ist legitim und bringt das Ideenkarussell so richtig in Schwung.

Drei Tipps zur Themenfindung:

1. Wenn Ihr nur genau hinseht, gibt es eigentlich immer etwas aus dem Inneren zu berichten. Neben Veranstaltungen könnt Ihr auch über neue Mitarbeitende berichten, einen Tag hinter den Kulissen zeigen oder Eure Follower fragen, über welche internen Themen sie gerne mehr lesen würden. Immer gilt: Interaktion steigert Eure Reichweite und erhöht die Sichtbarkeit, also immer wieder Fragen stellen oder zur Diskussion animieren.
2. Auch als sozialer Träger, Sozialunternehmen oder Verein, Ihr müsst nicht immer nur über Euch selbst sprechen. Instagram eignet sich perfekt, um unterhaltsame und lockere Posts herauszubringen. Recherchiert nach Wochentag-Hashtags, die Ihr regelmäßig für Euren Content nutzen könnt oder bringt ein Zitat, das besonders schön ein aktuelles Anliegen widerspiegelt.
3. Im Wort Themenfindung steckt nicht umsonst das Wort Thema schon mit drin. Es gibt Oberthemen, die Euch bewegen und antreiben? Prima. Schreibt diese auf, z. B. ganz klassisch in einer Mindmap. Jetzt schreibt alles auf, was Euch dazu einfällt. Wir versprechen Euch, da wird eine Menge Material zusammenkommen. Diese Themen könnt Ihr dann z. B. verwenden, um eine Leseempfehlung abzugeben, aktuelle gesellschaftliche Entwicklungen zu kommentieren oder auf Missstände aufmerksam zu machen.

Hier findet Ihr unsere Tipps zur Themenfindung für Instagram übersichtlich und auf den Punkt gebracht, zum Download in bunter Online- oder barrierefreierer Druckversion:

Extra-Tipp: Instagram bietet Euch seit einiger Zeit die Möglichkeit, gemeinsam mit anderen Instagram Accounts Sammlungen anzulegen. Hier könnt Ihr Beiträge als Inspiration sammeln und diese mit anderen Kolleginnen und Kollegen teilen. So kann ein gemeinsamer Inspirationspool entstehen.

Instagram aktiv nutzen mit Fokusredaktionsplan

Anders als bei einem klassischen Redaktionsplan, wo Posts thematisch auf längere Zeit festgelegt, geschrieben und eingeplant werden, bietet der Fokusredaktionsplan Euch mehr Flexibilität in der Planung und Veröffentlichung Eurer Instagram Posts.

Natürlich sollten absehbare Termine ein festes Veröffentlichungsdatum erhalten. Doch besonders in Zeiten, wenn der Kalender gähnend leer ist und auch sonst nichts ansteht, ist es wichtig sowohl was in petto zu haben als auch weiterhin flexibel auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.

Genau dabei hilft der Fokusredaktionsplan. Dieser bietet Euch einen Pool an Fokusthemen, zu denen Ihr immer etwas zu sagen habt: dies sind natürlich vor allen Dingen Themen, die Euch als sozialer Träger, Sozialunternehmen oder Verein besonders am Herzen liegen.

Diese Themen solltet Ihr im Vorfeld ausarbeiten, indem Ihr mögliche Schwerpunkte setzt oder bestimmte Aspekte eines Themas hervorhebt, auf lesenswerte Artikel verweist oder einen Kommentar zur allgemeinen Entwicklung einer Problematik skizziert. Alles ist denkbar.

Diese Ausarbeitung dient Euch als Backup für Zeitabschnitte, für die Ihr keine Posts vorplanen könnt. Ihr könnt sie entweder von vornherein auf das Jahr verteilen (manchmal passen Themen von Haus aus z. B. besser in den Sommer als in den Winter) oder Ihr sammelt sie separat und greift bei Bedarf zu.

Ist ein kritischer Zeitpunkt gekommen und auch kurzfristig hat sich nichts Passendes ergeben, was Ihr veröffentlichen könnt, braucht Ihr gar nicht erst panisch nach einem Thema zu suchen.

Instagram-Formate für soziale Themen

Inhaltlich sind der bereits genannte Blick hinter die Kulissen Eurer Arbeit und Erfahrungsberichte der mit und für Euch arbeitenden Menschen Trumpf. Menschen hören lieber von Menschen als von Organisationen, das ist nicht neu.

Doch die Vielzahl der aktuell auf Instagram verfügbaren Formate macht es manchmal schwer, sich für die passende Gestaltung eines Beitrags zu entscheiden. Als Orientierung und Basis empfehlen wir Euch folgende drei Regeln:

1. Wollt ihr Reichweite aufbauen, dann bitte mit gutem Grund und festem Ziel. Um neue Menschen zu erreichen, sind Feed-Beiträge, Karusselle und Reels die Formate der Wahl. Sie haben eine längere Lebens- und Wirkungsdauer als Storys. Vor allem Reels können Instagram-Konten erreichen, die Euch noch nicht folgen.
2. Wollt Ihr Eure bestehende Community aktivieren und mit den Menschen, die Euch bereits folgen, in Kontakt treten, sind Instagram Storys sehr gut geeignet. Hier sind Videos und Bilder gut und sinnvoll, Ihr könnt und solltet aber auch reine Textbeiträge testen. Diese wurden von Instagram auch eingeführt, um Organisationen, die nur Informationen kommunizieren wollen, ein Format ohne Bild und Video zur Verfügung zu stellen. Wenn Ihr Video, Bild und Text in Euren Instagram Storys vernünftig mischt, ist jedes dieser Formate wirksam – solange die Themen relevant sind.
3. Denkt auch auf Instagram daran, Eure bereits erstellten Inhalte sinnvoll zweitzuverwerten und relevante Inhalte anderer Konten zu kuratieren. Für die Zweitnutzung Eurer Storys könnt Ihr die Story Highlights gezielt nutzen. Bei Feed-Beiträgen und Reels ist das Format des Instagram Guides eine hervorragende Möglichkeit, sowohl Eure eigenen Beiträge zweitzuverwerten als auch thematisch passende Inhalte anderer Accounts zu kuratieren.

Wenn Ihr mit anderen Organisationen oder lokalen Influencer*innen, das können auch Eure Mitarbeitenden als Botschafter*innen sein (!), kooperiert, solltet Ihr die Kollaborationsfunktion bei Beiträgen nutzen.

Wenn Ihr ein Reel oder einen Bildbeitrag erstellt, findet Ihr unter der Option „Personen markieren“ den Punkt „Co-Autoren einladen“. Tut Ihr das, wird der ausgewählte Account, er muss natürlich öffentlich sein, darüber benachrichtigt, dass Ihr ihn oder sie als Co-Autoren oder Co-Autorin angefragt habt.

Nimmt die Person diese Einladung an, erscheint der Beitrag auch in ihrem Feed. Sie kann den Beitrag nicht bearbeiten, hat ihn aber als Inhalt bei sich im Profil und kann Kommentare und Reaktionen darauf erhalten. Im Beitrag ist die Kollaboration klar gekennzeichnet, sowohl in Eurem Profil als auch im Profil der Co-Autor*innen.

So kann ein Beitrag mit wenig Aufwand zwei Communitys zugänglich gemacht werden. Das erhöht nicht nur die Reichweite, sondern kann auch neue Menschen zu Eurem Account, und dem der Co-Autor*innen, bringen. Diese Kollaborationsmöglichkeit gibt es aktuell jedoch nur für Feed-Beiträge und nicht für Instagram Storys.

Tools für Instagram

Wie für jede Social-Media-Plattform gibt es auch für Instagram zahlreiche Tools. Für Euren Einstieg empfehlen wir: Haltet es einfach. Gerade wenn Ihr Instagram aktiv nutzt, sollte Euer Fokus auf den Themen und Inhalten und nicht auf Tools liegen.

Das bedeutet: Schaut Euch neben der Instagram App vor allem die Meta Business Suite an. Dort könnt Ihr Kommentare und Nachrichten Eurer Facebook-Seite und Eures Instagram-Profils, wenn Ihr beide verknüpft habt, in einer Oberfläche beantworten und verwalten.

Natürlich könnt Ihr hier nicht nur Feed-Beiträge, sondern auch Storys erstellen und planen – und zwar für Facebook und Instagram!

Wenn Ihr mit einem externen Social-Media-Tool arbeiten wollt, empfehlen wir Euch aus eigener Erfahrung den Blick auf agorapulse und later. Für die Erstellung von Bildern und Videos für Instagram ist Canva, das grafische Schweizer Taschenmesser, unsere Wahl. Als gemeinnützige Organisation bekommt ihr die Pro Version kostenlos.

Wenn Ihr Euch jedoch intensiver mit Grafiktools befassen wollt und Alternativen zu Canva, sowohl am Desktop als auch mobil, sucht, schaut gerne bei Stephanie vorbei. Sie stellt Euch auf ihrem Blog sechs Design-Tools für visuelle Inhalte vor.

Unabhängig von der Erstellung von Inhalten sind auch Instagram Hashtags relevant. Wir nutzen für die Suche nach den passenden Hashtags den Hashtag Composer von Fanpage Karma.

Instagram für gemeinnützige Organisationen: Tipps für Euren zeitschonenden Workflow

Das große Thema bei Kommunikatorinnen und Kommunikatoren gemeinnütziger Organisationen ist Zeit. Sicher, mehr Budget wäre nett, doch primär hören wir die Frage: Wie soll ich das zeitlich leisten?

Da die Themenfindung in der Organisation für alle Kommunikationskanäle relevant ist, klammern wir diese beim reinen Instagram-Zeitbedarf aus. Unser Fokus liegt auf der konkreten Pflege eines Instagram Accounts.

Damit diese nicht zum Zeitfresser wird, haben wir unsere Erfahrungen mit Teams verschiedener gemeinnütziger Organisationen und Instagram-Präsenzen in die folgende Checkliste gepackt:

• Kommuniziert auf Instagram nur Themen, die zur Zielsetzung und Kanalbotschaft Eures Instagram Accounts passen. Nicht jedes Thema muss auf Instagram, auch wenn das vielleicht Euer neuester und/oder am schnellsten wachsender Kanal ist!
• Denkt bei allen Themen bitte immer an Content Recycling und Mehrfachnutzung. Bedeutet: Wenn Ihr einen Facebook-Beitrag erstellt, nutzt, wenn das Thema passt, das Bild und den Text als Grundlage für einen Instagram-Beitrag. Wenn Ihr Pressemitteilungen, Blogartikel oder Interviews erstellt, bitte ebenfalls. Versucht Eure Arbeit möglichst gut für verschiedene Kommunikationskanäle zu nutzen.
• Entscheidet Euch, nach einer Testphase, für ein zentrales Tool, mit dem alle Kolleg*innen in der Kommunikation arbeiten.
• Vereinbart gemeinsam, wie Ihr das Tool nutzt und wie das Vier-Augen-Prinzip bei Instagram-Beiträgen umgesetzt wird.
• Bitte klärt mit Eurer Leitung ab, welche Themen eine Freigabe auf Führungsebene brauchen und bei welchen Ihr im Redaktionsteam frei agieren könnt. Faustregel: Es sollten maximal 30 Prozent der Themen eine Führungsfreigabe benötigen, idealerweise entscheidet Ihr individuell, wenn Ihr den Blick Eurer Leitung wollt.
• Definiert feste Kernhashtags, die Ihr immer nutzt, und setzt dann den Hashtag Composer ein, um ergänzende Hashtags zu definieren. Haltet diesen Ablauf immer gleich.
• Legt Tage fest, an denen Ihr neue Beiträge erstellt und einplant. Erstellt Euch auch mindestes zwei 15-minütige Termine pro Woche, beispielsweise Dienstag und Freitag, an denen Ihr Kommentare sichtet und beantwortet.
• Aktiviert Benachrichtigungen – entweder in der App und/oder per E-Mail, bei neuen Nachrichten und vielleicht auch Kommentaren. So könnt Ihr sicher sein, dass Ihr relevante Aktivitäten mitbekommen und müsst Euch nicht unbedingt täglich einloggen.

Bei aller Redaktionsarbeit und allen handwerklichen und technischen Tipps denkt bitte immer an das Wichtigste: Die Kommunikation auf Instagram zahlt auf ein bestimmten Ziel ein. Dieses dient, in der Regel, den Menschen, für die Ihr eintretet oder mit denen Ihr arbeitet.

Diese Menschen und die Wirkung der Kommunikation für sie stehen immer im Mittelpunkt. Alles andere, auch das Follower-Wachstum und Likes ;), ist zweitrangig.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Nutzen und Umsetzen der Tipps. Wenn Ihr Fragen habt: Hinterlasst uns einen Kommentar, meldet Euch in den Social Media oder schreibt uns eine E-Mail. Wir freuen uns auf den Austausch mit Euch.